摘 要：隨著工程項(xiàng)目建設(shè)的深入發(fā)展，如何加強(qiáng)工程檔案資料管理工作是提高工程質(zhì)量的一項(xiàng)非常重要的工作。而工程檔案如何運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案工作自身價(jià)值，最大限度地發(fā)揮其特有的經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益，有效地為社會(huì)各界提供服務(wù)，是擺在我們面前的一個(gè)迫切解決的新課題。只有工程檔案得到了妥善的保管和開(kāi)發(fā)利用，并在城市規(guī)劃、建設(shè)及管理中發(fā)揮了重要作用，為發(fā)展和諧社會(huì)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供檔案服務(wù)，提升單位管理水平，工程檔案管理也成為城市建設(shè)走向科學(xué)管理的標(biāo)志。
　　關(guān)鍵詞：施工企業(yè)；檔案管理；運(yùn)用；創(chuàng)新
　　基建檔案是單位檔案的組成部分之一，反映了建設(shè)項(xiàng)目管理工作的真實(shí)過(guò)程，是工程建設(shè)過(guò)程中形成的歷史記錄，是工程管理的重要組成部分，因此，如何加強(qiáng)基建工程檔案資料管理工作是提高基建工程質(zhì)量的一項(xiàng)非常重要的工作。
　　1 基建檔案管理存在的問(wèn)題
　　1.1 檔案管理意識(shí)不強(qiáng)
　　項(xiàng)目主管領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員對(duì)基建檔案重要性缺乏足夠的思想認(rèn)識(shí)，學(xué)習(xí)宣傳落實(shí)的主動(dòng)性不高，對(duì)《檔案法》知之甚少，加上基建工程隊(duì)伍流動(dòng)性大，人員不穩(wěn)定，檔案管理職責(zé)沒(méi)有落實(shí)到具體人員，工程各參建部門(mén)缺乏相互溝通交流，各行其是，造成檔案管理工作嚴(yán)重脫節(jié)，檔案資料流向不清。此外，由于基建工程和檔案的專業(yè)性，工程人員和檔案人員互相不了解專業(yè)和技術(shù)知識(shí)、工作程序，缺乏工程檔案管理的實(shí)踐能力，造成基建檔案的收集、整理和歸檔不及時(shí)、不規(guī)范。
　　1.2 管理力量薄弱，設(shè)施不齊全
　　許多單位沒(méi)有建立基建檔案管理部門(mén)，基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)不健全，檔案人員由其他管理人員兼職，沒(méi)有設(shè)立專、兼職檔案人員。沒(méi)有專門(mén)的檔案工作場(chǎng)所，工程資料不能及時(shí)完整的整理歸檔，檔案質(zhì)量、安全得不到保障。造成了對(duì)全局性和局部性情況掌握不靈、史料鑒定滯后，電子文件、信息化管理無(wú)從下手等問(wèn)題，完全不能達(dá)到社會(huì)多元化的要求。
　　1.3 基建檔案的管理不能適應(yīng)信息化建設(shè)的需要
　　信息化管理要求對(duì)包括紙質(zhì)檔案、聲像檔案等各種載體的檔案和現(xiàn)行文件進(jìn)行數(shù)字化處理和存儲(chǔ)。目前工程檔案管理仍停留在只對(duì)本單位形成的紙質(zhì)文件的管理上，管理方法大多基于手工管理模式，不能適應(yīng)信息化及工程建設(shè)快速發(fā)展的需要，嚴(yán)重影響了檔案管理的質(zhì)量和水平。
　　2 加強(qiáng)工程檔案管理的建議
　　2.1 轉(zhuǎn)變觀念，增強(qiáng)對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)
　　樹(shù)立全局意識(shí)，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和各職能部門(mén)要高度重視、積極配合，通過(guò)檔案利用實(shí)例，突出檔案管理的重要性，充分調(diào)動(dòng)檔案人員工作的積極性和責(zé)任感，使廣大基建工程參與者及檔案資料利用者逐步認(rèn)識(shí)到檔案和檔案工作的重要性。
　　2.2 完善基建檔案管理體制，建立健全基建檔案規(guī)章制度
　　根據(jù)工程項(xiàng)目特點(diǎn)和基建檔案管理要求，各參建部門(mén)都應(yīng)設(shè)立相應(yīng)的檔案機(jī)構(gòu)，配備專職檔案人員，并做好培訓(xùn)工作、宣傳工作，明確各自管理職責(zé)、權(quán)限，建立基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，深化職能，加強(qiáng)各工程人員和檔案人員之間的業(yè)務(wù)交流和工作溝通。將工程施工文件歸檔工作列入到工程項(xiàng)目考核標(biāo)準(zhǔn)中，保證基建檔案收集齊全、整理規(guī)范、歸檔及時(shí)、保管安全。
　　2.3 提高檔案信息化管理水平
　　1）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。配備計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、交換器、路由器、掃描儀等硬件設(shè)備。對(duì)紙質(zhì)檔案、照片、各種載體的檔案和現(xiàn)行文件進(jìn)行數(shù)字化處理和存儲(chǔ)。
　　2）提高檔案管理工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)。建立多層次、多渠道、重實(shí)效的檔案信息化人力資源培訓(xùn)制度和考評(píng)制度，逐步提高相關(guān)崗位人員工作素質(zhì)和能力。檔案工作人員要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)和信息管理方面的知識(shí)，只有對(duì)計(jì)算機(jī)信息管理軟件系統(tǒng)有了足夠的了解，才能參與本單位的軟件開(kāi)發(fā)工作，才能提出正確信息需求，使系統(tǒng)運(yùn)行保持在良好狀態(tài)之中。加強(qiáng)檔案學(xué)科的學(xué)術(shù)研究，進(jìn)行必要的業(yè)內(nèi)學(xué)術(shù)交流，在學(xué)術(shù)思想交流所碰撞出的火花中探討更加科學(xué)、合理的檔案信息化建設(shè)體系。
　　3）采用先進(jìn)的技術(shù)防護(hù)手段。建立一套有效的信息加密技術(shù)，安裝防病毒軟件和防火墻。涉密的電子檔案采用移動(dòng)插拔方式，以確保電子檔案信息的安全。
　　4）注重質(zhì)量，突出特色。首先應(yīng)該提高檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量，完善信息化系統(tǒng)中傳輸平臺(tái)、采集平臺(tái)、存貯平臺(tái)、應(yīng)用平臺(tái)等子系統(tǒng)的功能；其次要突出特色，根據(jù)不同情況制定適合自身的檔案信息化發(fā)展戰(zhàn)略。
　　2.4 營(yíng)造良好的電子檔案存放環(huán)境
　　1）保證電子檔案的原始性：電子文件檔案的原始性、真實(shí)性容易被破壞。保證電子文件的原始性、真實(shí)性、完整性的技術(shù)難度較大。檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性。紙質(zhì)文件內(nèi)容原始性很容易被確認(rèn)，而電子文件具有可變性和信息載體的可分離性。計(jì)算機(jī)內(nèi)存貯的電子檔案無(wú)個(gè)人筆跡特征，無(wú)書(shū)寫(xiě)墨跡和新舊的區(qū)別，一旦被刪改，復(fù)制或纂改內(nèi)容都很難被識(shí)別。
　　2）保證電子檔案載體的物理安全。通常情況下電子檔案存儲(chǔ)在磁、光介質(zhì)上，這樣就必須創(chuàng)造一個(gè)適合于磁、光介質(zhì)保存的溫濕度環(huán)境。適當(dāng)?shù)臏貪穸瓤梢员苊馀蛎涀冃危�變脆老化。電子檔案存放的載體應(yīng)直立排放、避光、防塵、防變形，同時(shí)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)和有害氣體。
　　3）對(duì)電子檔案載體定期進(jìn)行有效地檢測(cè)與維護(hù)。電子檔案載體受到環(huán)境的不良影響，應(yīng)定期檢測(cè)保存的電子檔案載體，及時(shí)處理存在的問(wèn)題，保證電子檔案的安全性。檢測(cè)的過(guò)程應(yīng)注意電子檔案載體的外觀，查看其是否有損壞或變形，有無(wú)霉斑等；對(duì)其進(jìn)行邏輯檢測(cè)，應(yīng)使用專業(yè)檢測(cè)軟件進(jìn)行讀寫(xiě)校驗(yàn)，在遇到出錯(cuò)的載體，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修正，保證檢測(cè)的操作規(guī)范，不能出現(xiàn)人為損壞。
　　4）做好備份工作。由于電子檔案載體的不穩(wěn)定性和電子文件可變性的特點(diǎn)，做好電子文件檔案的備份工作非常重要。這需要切實(shí)做好以下兩個(gè)方面的備份：一方面要建立多套備份，一式兩份或一式三份，并分開(kāi)保管，以免電子檔案載體意外損壞；另一方面針對(duì)電子檔案載體壽命短的特點(diǎn)，最好每隔三年進(jìn)行一次保護(hù)性復(fù)制。
　　5）對(duì)一些重要的電子文件，要有相應(yīng)的紙質(zhì)文件。由于電子文件檔案的虛擬性和依賴性，假如發(fā)生意外或特殊情況（比如戰(zhàn)爭(zhēng)、長(zhǎng)時(shí)間停電、病毒感染等），致使電子文件賴以存在的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)無(wú)法正常工作，那時(shí)我們對(duì)存在磁盤(pán)、光盤(pán)等載體上的電子檔案將是束手無(wú)策。
　　3 結(jié)束語(yǔ)
　　充分利用計(jì)算機(jī)功能，提高檔案管理效率。對(duì)施工過(guò)程中產(chǎn)生的技術(shù)創(chuàng)新和管理創(chuàng)新，要積極進(jìn)行檔案編研，提高檔案利用價(jià)值。利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)搭建專門(mén)的檔案管理平臺(tái)，不僅能有效地實(shí)現(xiàn)工程檔案的動(dòng)態(tài)管理，提高檔案管理效率，還能節(jié)省大量的人力物力。緊緊圍繞企業(yè)的施工生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作，使檔案資料源于施工生產(chǎn)，服務(wù)于施工生產(chǎn)。
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　　作者簡(jiǎn)介
　　王靜（1981-），2009年畢業(yè)于齊齊哈爾大學(xué)，本科，現(xiàn)從事檔案
　　工作。

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