[摘要]高校圖書館圖書資料招標采購是近年來興起的一種新的采購管理模式。通過分析圖書資料招標采購的意義和主要模式，同時結合筆者的工作實踐，指出在圖書資料招標采購中應注意的問題，并對未來圖書招標工作的發(fā)展給出4點建議。
　　[關鍵詞]高校圖書館 圖書資料　招標采購
　　[分類號]G250
　　
　　1 背 景
　　
　　《中華人民共和國政府采購法》于2003年1月1日正式實施，規(guī)定：“各級國家機關、事業(yè)單位和團體組織，使用財政性資金采購依法制定的集中采購目錄以內的或者采購限額標準以上的貨物、工程和服務時，實行政府采購”。據此，招標采購在各高校圖書采購中實施的步伐大大加快。從2003年在個別高校圖書館的試行到2005年底的大面積鋪開，招標采購在圖書資料采訪活動中完全占據了主導地位，一改高校圖書館“細水長流”的傳統(tǒng)采購模式，翻開了高校圖書館圖書采訪工作的新篇章。2006年9月15日教育部高等學校圖書情報工作委員會、中國圖書館學會高等學校圖書館分會發(fā)布了《普通高等學校圖書館文獻集中采購工作指南》。為高校圖書館圖書采購招標工作提供了政策上和理論上的依據，同時也提供了操作程序以及法律保障，對圖書供應商及高校圖書館本身提供了法律保護。
　　
　　2 圖書館招標采購制度的經濟學意義
　　
　　招標投標最早起源于英國。它是作為一個具有固定程序和組織方式、競爭激烈的交易方式，也是作為一種“政府采購”或稱“公共采購”的手段和法定程序而出現的。按通常的理解，招標是應用技術經濟的評價方法和通過市場競爭機制的作用，有組織地開展擇優(yōu)成交的一種規(guī)范化的交易運作方式，是以實現投資效益最大化為目標的一種經濟行為。從經濟學角度分析，招標投標能夠發(fā)揮信息提示和信息傳播功能，有效減少信息不對稱的狀況，從而減少交易成本。在很多行業(yè)，招、投標制度的實施有效地降低了交易費用，在保證標的物的質量的同時降低了采購成本。正是這些優(yōu)勢引發(fā)了圖書館招標采購制度的產生，也推動了高校圖書館圖書資料招標采購工作的發(fā)展。
　　
　　2.1　有利于減少圖書采購成本
　　傳統(tǒng)的高校圖書館圖書資料采購一般是由采購部門根據報刊目錄和新書目錄，結合本館實際，列出清單到郵局或新華社征訂圖書，或者由采購部門根據本館需要，派出采購人員到圖書市場采買圖書。這種采購方式都是由圖書館采購部門與圖書供應商一對一地進行協(xié)商采買。而圖書資料招標采購，引入了競爭機制，各圖書供應商為了占領高校圖書館的圖書采購市場，必然會給圖書館盡可能多的圖書優(yōu)惠折扣，這就意味著圖書館可以用有限的采購經費獲得更多的圖書，提高了圖書采購經費的利用效率。同時，圖書館還可以減少圖書采購人員，簡化圖書采購過程，節(jié)省大量的人力和物力。
　　
　　
　　2.2　有利于加快圖書流通過程
　　根據制度經濟學的觀點，由于存在交易雙方的信息不對稱，買方不僅有生產成本，而且還存在交易費用。對圖書采購而言，交易費用既指金錢也指時間，具體包括兩個方面：①信息搜尋費用，即買方在市場中尋找潛在交易對手的費用，對圖書館而言指尋找圖書供應商的時間成本與金錢成本；②售后費用，即交易雙方出于防止事后機會主義的動機而實施必要的監(jiān)督、管理所需的費用，對圖書而言，這筆費用更多的體現在對預定圖書的追尋、質量檢驗以及圖書后續(xù)加工之上。
　　在傳統(tǒng)采購模式下，圖書資料采買到館，一般都要由本館的工作人員對圖書資料進行必要的加工以后，圖書才能上架與讀者見面，而這一加工過程往往需要1－2個月的時間。在圖書資料招標采購中，圖書采購方則可以將此項加工業(yè)務外包給圖書供應商，即在標書中明確規(guī)定由中標單位提供CNMARK數據、蓋館藏章、貼書標、貼防盜磁條等服務。對于中標單位而言，為圖書采購方專門提供此項加工服務，不僅比圖書館專為此項業(yè)務一次性引進專門人才成本更低，效率高，而且還可以拓展自己的業(yè)務經營范圍。對于圖書館而言，不僅節(jié)約了成本，減輕了采編人員的壓力，而且還大大縮短了圖書上架時間，加快了圖書流通過程。
　　
　　2.3 有利于促進高校圖書館廉政建設
　　過去，各高校圖書館在采購圖書資料時，多數是分散采購，透明度不高，并且缺乏有效的監(jiān)督機制，容易滋生腐敗。而在圖書資料招標采購中，堅持的是公開、公平、公正的競爭，增強了采購的透明度，使圖書資料采購中爭取的折扣成為陽光下的行為，而不是個人行為，既維護了圖書館的利益，樹立了圖書館的良好形象，也保護了有關的工作人員。招標投標機制可以促使交易雙方有效縮短溝通的過程。招標投標過程，實際上是一個有效解決雙方信息不對稱矛盾的過程。在招標方式下，投標方面對的是一個評測小組，而非單個采買人員。而且在直接處于眾多對手(至少3個)的激烈競爭之下，其所承擔的壓力是一對一談判所不可比擬的。在巨大的競爭壓力下，投標方有積極性主動提供關于自己生產、經營的真實信息供評測小組做出客觀判斷。
　　此外，通過圖書資料采購招標，既防止了“暗箱”操作，也使圖書館免受“人情書商”的干擾，從而從源頭上預防和有效遏制腐敗現象的發(fā)生，促進圖書館的廉政建設。
　　
　　3 圖書資料招標采購的主要模式
　　
　　現行圖書資料招標采購主要模式有：①仿照普通商品的招標方式進行的采購模式。操作方法是：由圖書館先確定需要采購的圖書目錄(主要是根據報刊目錄和新書目錄并根據本館需要而確定)，提出對圖書供應商的資質、提供的服務和對所采購的圖書資料的質量等具體要求，然后按照政府采購法規(guī)定的程序將圖書資料的采購委托給本校招標工作小組代理采購。②在不事先確定圖書目錄的情況下，由圖書館提出擬采購圖書資料的總金額和圖書種類(主要指社會科學類和自然科學類圖書的大致采購比例)、圖書質量以及對圖書供應商的資質和提供的服務等要求，然而按照政府采購法規(guī)定的程序，委托本校招標工作小組代理確定圖書供應商，再由圖書館與圖書供應商協(xié)商確定圖書采購目錄的模式。
　　對于第一種模式，由于已預先確定了采購的圖書目錄，從而采購合同的履行相對比較容易，但此種采購模式的弊端也是明顯的。因為在圖書資料招標采購前預先確定圖書目錄，可能導致目錄中圈定的圖書版次整體比較陳舊，或者出現目錄中圈定的擬出版的新書根本沒有發(fā)行和已發(fā)行的新書根本不在目錄范圍內的現象。此外，由于此種采購模式一般不預先確定購書總金額，購書總金額大多由圖書供應商完成圖書目錄的情況來確定，其結果可能導致購書總金額大大超過原計劃，或遠遠達不到計劃要求，給高校為圖書館安排每年的圖書購置經費造成了很大困難，因此，各高校圖書館一般較少采用此種模式。
　　第二種模式因其恰好可以彌補第一種模式的不足，既便于高校預先安排圖書館每年的圖書購置經費，又使圖書館能根據圖書市場行情和本館的實際需要靈活自主地隨機確定需采購的圖書，因而各高校在圖書資料招標采購中大多采用 此種模式。但此種模式亦存在一定的弊端，即由于圖書采購目錄不確定，從而導致采購合同的標的不是非常明確和具體，實踐中圖書采購方與供應商之間易起合同糾紛，尤其是圖書供應商在招標時為獲得圖書供應權，往往對采購方提出的各種要求滿口應承，但實際履行時，出于自身利益的考慮，則又找出種種借口拒不兌現自己的承諾。因此，采購方在采用此種模式的同時，需要在標書中對圖書供應應提供的圖書質量、到書率以及提供的其它服務作出明確具體要求，以此來約束圖書供應商。
　　
　　4 圖書資料招標采購中應注意的問題
　　
　　根據招投標法的規(guī)定，高校圖書館中文圖書采購招標工作應依法按操作步驟進行。招投標的步驟一般為招標、投標、開標、評標與定標等。其中，招標步驟對整個采購招標工作的成功起到至關重要的作用。
　　
　　4.1 招標準備階段(即投標前階段)需注意的問題
　　4.1.1 關于招標工作小組的組成問題　要做好圖書資料招標采購工作，必須要建立相應的組織領導機構，即招標工作小組，具體負責招標與評標的相關工作。目前，在各高校成立的招標工作小組中，其成員雖也包括了圖書館方面的工作人員，但其更多的卻是高校紀檢、審計和財務等部門的工作人員，這些人員大多并不十分了解圖書館工作和圖書資料采購工作的特點，在招標時，他們往往只考慮圖書供應商的規(guī)模及歷史等因素，而較少考慮圖書供應商是否具備為圖書館提供適合館藏特點的圖書資料能力和提供相應服務的能力，而這些能力對高校圖書資料建設卻是極為重要的。圖書資料本身具備其專業(yè)性和特殊性。因此，筆者認為，現有的招標工作小組組成成員中應有更多的圖書館方面專家及圖書采購人員參與，一般認為應當過半數，否則即使招標過程是公正的，但招標結果卻妨礙了圖書館圖書資料建設，背離招標工作的初衷。
　　4.1.2　關于圖書資料采購經費的分配問題　各高校圖書館在圖書資料招標采購前，必須要統(tǒng)籌規(guī)劃采購經費的預算，應依據高校下撥的年度圖書購置總經費確定招標采購的金額比例，不宜將采購經費全部用于招標采購，應劃撥一定比例的經費(筆者認為以總經費的10％－20％為宜)作為“自由資金”，由圖書館自主使用。這樣做的目的主要是使高校圖書館能自由應對高校教學及科研的特殊要求，為其開辟綠色采購通道，進行應急采購；或者使圖書館能根據圖書出版市場的特殊變化，采購一些非中標的圖書及購置地方文獻，從而能夠起到拾遺補缺的作用。
　　4.1.3　關于圖書供應商的考察問題　根據《中華人民共和國政府采購法》第二十九條的規(guī)定：具有特殊性，只能從有限范圍的供應商處采購的貨物或服務，可以依法采用邀請投標方式采購。目前，高校圖書館圖書采購經費數額一般都不是太大，鑒于圖書采購具有種多冊少、多批次、連續(xù)性、系統(tǒng)性、及時性等采購特點，為簡化招標程序，節(jié)省費用，各高校圖書館大多采用邀請招標的方式，因此，在發(fā)出招標邀請通知之前，就需要對相應的圖書供應商進行必要的考察。那么，應如何對圖書供應商進行考察呢?具體包括六個方面：①資質方面，包括考察圖書館供應商的營業(yè)執(zhí)照、資產負債表和損益表等書面文件，以了解其經濟實力和經營狀況。②數據加工方面，包括采訪數據和編目數據的加工能力。對于采訪數據而言，主要應考察每年能提供的符合本館采購需求的采訪數據的數量，其所提供的采訪數據對圖書出版信息的覆蓋率，能否按圖書館的需求提供個性化的采訪數據服務；對編目數據而言主要是能否做到隨書配送編目數據，能否按照圖書館的需求提供個性化的編目數據服務，對編目數據進行相應處理，以滿足圖書館對編目數據的質量要求。③采訪方式方面，主要是能否提供一些對業(yè)務要求相對比較高的采購方式，如能否綱目采購方式、專題書目的提供能力等。④采購服務方面，主要考察館配商將訂單轉化為實際的采購工作的能力，主要以預定圖書到貨率來評價；⑤配送服務，主要考察館配商的配送速度以及后續(xù)服務能力。⑥差錯處理能力，主要考察館配商在服務過程中發(fā)生差錯時能否及時發(fā)現并迅速糾正，并避免類似情況的出現。此外，還可以向與這些圖書供應商有過業(yè)務往來的本地或外地圖書館了解情況，從側面掌握該圖書供應商的信譽度及服務質量。只有這樣，才能做到招標時心中有數，以便在正式招標時作出科學選擇。
　　
　　4.2　正式招標階段需要注意的問題
　　4.2.1 關于招標文件的撰寫問題 一般來說，圖書資料招標文件都有比較固定的格式。但筆者需要強調的是：在撰寫招標文件時，必須要對重點業(yè)務工作條款進行細化。因為招標工作要考慮的不僅僅是招標當日，還要考慮到中標后合作過程中的具體操作問題。因此，在標書中必須對采訪數據、編目數據、到書率、到書時間、訂準率、驗收與退貨以及圖書供應商提供的圖書加工服務等條款要寫得詳盡準確、措辭得當，不要有任何的歧義和漏洞，以避免中標單位有漏洞可鉆。有些高校圖書館在這方面是有慘痛教訓的，因為中標單位與圖書館之間關系多為交易型關系，并未建立長期的伙伴關系，兩者之間的出發(fā)點是不一致的，中標單位主要關注的是如何減少成本，實現利潤最大化，而對圖書館利益則考慮得較少，因此，如果不對重點業(yè)務工作條款進行細化，利益受到損害必然是圖書館。
　　4.2.2　關于評標標準的確定問題 目前，一些高校圖書館由于自身購書經費緊張和購書任務比較繁重，因此，在圖書資料招標采購中，他們往往把評標標準的重心自然而然地放在了選擇低折扣和專門提供特價圖書的供應商身上，而其它的評標標準幾乎都被忽略。從短期效益上看，似乎圖書館得到了實惠；但從長遠效益上看，館藏質量的整體下滑成為了必然結果，圖書館和讀者利益將受到了不可彌補的損害，所以，這種做法應該是不可取的。招標定價為市場均衡價，但是市場均衡價決不是最低價。招標方通過競爭性招標，往往選擇報價最低者中標，以達到降低造價目的。但標價不是越低越好，如果價格低于成本，破壞了市場均衡，就可能影響圖書，不但損害投標方利益，最終還會損害讀者利益。招標的根本目的是擇優(yōu)，而不是壓價。那么，如何確立一個合理的評標標準呢?有學者提出，圖書招標采購評標標準宜采用綜合評分法，筆者認為比較可行。其具體做法是：將整個評標標準體系視為一個整體，規(guī)定總分為100分，其中價格標準為60分，服務標準為20分，其它評標標準為20分，價格標準主要考察的是圖書供應商提供的圖書優(yōu)惠折扣；服務標準則主要考察的是供應商提供的CNMARK數據、圖書加工、送貨上門等服務承諾；而其它評標標準考察的則是供應商的公司規(guī)模、經營范圍、業(yè)績、商業(yè)信譽等因素(見圖1)。在綜合衡量以上因素后，以得分高的供應商作為中標對象。
　　4.2.3關于中標單位的數量選擇及采購經費分配比例問題 由于高校圖書館采購的圖書種類多，范圍廣，且復本較少，因此，在選擇中標單位時，一般不宜只選擇一家圖書供應商或一種供貨模式的多家供應商。選擇兩個以上的供應商，可 以使供應商之間相互競爭，從而給圖書館帶來更多的利益；選擇不同供貨模式的多家供應商，可以使圖書館能根據供應商的供貨特色和服務特色，選擇自己所需的圖書。此外，合理分配中標單位之間的購書經費比例也是非常重要，合作過和未合作過的中標單位比例是否恰當；本地中標單位和外地中標單位比例是否合適；不同供貨模式的多家中標單位之間比例是否合理，這在招標和評標時都必須要有所考慮，如果中標單位之間的購書經費比例分配不恰當、不合理，就會給圖書館今后的圖書采訪工作帶來很大困難。
　　
　　5　對圖書館圖書招標采購工作未來發(fā)展的幾點建議
　　
　　5.1 圖書招標應有章可循
　　從制度約束層面來看，分為正式約束和非正式約束。招標投標制度的正式約束，制定了《招標投標法》、《普通高等學校圖書館文獻集中采購工作指南》實施辦法及相關規(guī)則，為高校圖書館招標采購工作提供了政策上的參考。但具體到各個實施單位，因為學校的規(guī)模與學科重點、圖書館的資源建設方向與購書經費都各有側重，因此需要高校圖書館有自己的投標采購規(guī)章制度和管理方法，這樣才能在具體工作中做到有章可循。高校圖書館內部“正式約束”的建立可以借鑒一些成功的經驗(如《北京大學文獻資源采購方式和供應商選擇管理辦法(試行)》)，規(guī)則可以移植，可以輸入，以減少制度創(chuàng)新和變遷的成本。此外，應注意完備的管理方法應該具有目的性、靈活性、主動性、規(guī)范性和持續(xù)性，明確規(guī)定采購方式和供應商選擇原則，對整個招標采購的流程都有詳細的文字要求，這樣有利于明確目標，組織實施，也便于相關人員組織實施招標采購工作，盡可能降低實施過程出現差錯的幾率。要保證制度的嚴肅性，建立起有效的制度實施機制，減少操作中的彈性和例外(特權)，保證制度面前人人平等，保證招標過程的科學化，使招標投標制度得到真正落實。
　　
　　5.2　完善監(jiān)督機制
　　包括對招標前與招標后的監(jiān)督管理。招標前嚴格審核招標文件、招標組織、招標程序、評標條件等環(huán)節(jié)和內容，及時糾正違規(guī)、違法現象。招標結束后，必須加強中標后執(zhí)行情況的過程監(jiān)控。能否保質、保量地完成圖書供應并提供高質量的配套服務，需要一個磨練、熟悉的過程。而這方面往往容易忽視，因為招標完成后，任務執(zhí)行由不同的部門管理，容易導致失控。同時，不排除有部分誠信較差的書商，將招標中的損失轉嫁到日后的服務中來，產生諸如把滯銷書、盜版書夾雜其中隨便塞給圖書館，隨意變更服務合同，使用劣質磁條等行為。圖書館作為合同的直接執(zhí)行者必須加強對書商后期的監(jiān)控，嚴把質量關，以免蒙受損失。
　　
　　5.3　建立社會信用體系
　　市場經濟是法制經濟和信用經濟的統(tǒng)一，沒有完善的法制基礎和信用基礎就不會有完善的市場經濟。圖書館圖書招標采購隸屬于社會招標體系，受整個招標大環(huán)境的影響很大。我國招投標領域范圍較廣，具有競爭性、松散性的特點，為此，在這領域出現的問題會造成較大的社會影響。因此，應在國家行政層面建立社會信用體系，并在招投標過程中由權威機構開展信用評級工作，這樣不僅能夠從源頭上清理招標腐敗，規(guī)范招投標活動，而且對社會信用體系建沒有很大作用，通過招標投標信用體系的建設，逐漸營造與現代市場經濟相匹配的招標投標信用環(huán)境，促使各方發(fā)揮積極性，以利于圖書館圖書招標等具體招標項目的實施和運營。
　　
　　5.4　館配商應樹立品牌意識，館配商間的兼并與壟斷將成為趨勢
　　目前在圖書招標市場，大小館配商眾多，水平良莠不齊。隨著招標的實踐，圖書館也在不斷地總結經驗教訓，對館配商的要求也愈來愈高，這就給館配商競標增加了一些難度，然而圖書館雄厚的資金實力又是館配商們不想放棄的市場，因而每當高校圖書館進行圖書招標時，館配商就會去投標，競爭十分激烈。各館配商都想在圖書館招標工作分一杯羹。對圖書館而言，在眾多的館配商中擇良而用之有很大的難度。但是隨著招標以及后續(xù)工作的開展，各館配商的優(yōu)缺點將很快顯現，并隨之實現優(yōu)勝劣汰。在招標市場，優(yōu)秀的館配商將擠走或兼并小的館配商，搶占市場，形成壟斷或者鼎立格局。
　　優(yōu)秀的館配商應具有良好的商譽和人力資源，具有比較良好的上游供應商關系，具有較強的綜合實力，同時還應該具有優(yōu)秀的品牌。據美國學者柯林斯和波拉斯在長達6年的研究中發(fā)現，在美國每年誕生約6000家企業(yè)中，大約80％會在3－5年內倒閉，10％左右在5－15年內關門，只有5％－10％可以在競爭中取勝。對生存下來的企業(yè)而言，成功秘密之一就在于：目光遠大，樹立品牌意識。21世紀是品牌的世紀，品牌已成為企業(yè)最有潛力的無形資產，品牌已成為企業(yè)發(fā)展、壯大的有效途徑。眾多企業(yè)利用品牌策略使產品銷量增加、企業(yè)發(fā)展壯大，獲得了很好的經濟效益和社會效益。與擅長經營的其它企業(yè)一樣，打造品牌同樣是圖書供應商的長期發(fā)展戰(zhàn)略。
　　
　　責任編輯：王傳清

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