【摘要】21世紀(jì)最顯著、最重要的特征就是伴隨著全球化發(fā)展的信息化。信息化已成為時代發(fā)展首要的、不可或缺的一部分。檔案管理作為信息資源的重要渠道就更應(yīng)緊跟時代步伐，加快信息化發(fā)展。這不僅有利于我們檔案工作者自身素質(zhì)的提高，而且更有利于檔案信息有效充分地利用。因此加快檔案管理信息化，是檔案管理工作適應(yīng)時代和社會發(fā)展，應(yīng)對全球科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展的必然選擇，是加速檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，是提高檔案管理工作和檔案服務(wù)水平的必由之路。
　　【關(guān)鍵詞】新時代；檔案管理；信息化
　　【中圖分類號】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A
　　【文章編號】1007―4309（2010）10―0099―1.5
　　
　　一、新時代檔案管理信息化的必然性
　　
　　在人類歷史發(fā)展的進(jìn)程中，檔案是一種非常重要的信息資源，是開展社會各項事業(yè)的前提條件。信息時代到來，作為國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展戰(zhàn)略資源的檔案信息資源，其重要性不言而喻。因此我們必須要加強(qiáng)檔案管理的信息化，充分挖掘檔案潛在的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，使檔案信息的服務(wù)和利用水平得以提高，使檔案實現(xiàn)信息資源共享。
　　大量電子文檔出現(xiàn)在新時代的政務(wù)信息化體系中，隨著管理科學(xué)化的趨勢和政府決策的影響，檔案實現(xiàn)信息化這一要求十分迫切。信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)是生產(chǎn)力的發(fā)展和社會進(jìn)步的必然趨勢，是當(dāng)今世界新興的社會生產(chǎn)力。為了更好地完成時代賦予我們的新任務(wù)，須適時地加強(qiáng)檔案管理的信息化進(jìn)程。
　　中國共產(chǎn)黨第十六次代表大報告指出：“應(yīng)大力推進(jìn)信息化進(jìn)程，加快建設(shè)現(xiàn)代化，優(yōu)先發(fā)展信息產(chǎn)業(yè)，在經(jīng)濟(jì)和社會領(lǐng)域廣泛應(yīng)用信息技術(shù)”。如今我們已經(jīng)進(jìn)入信息技術(shù)時代，因此我們有必要增進(jìn)檔案管理的信息化的進(jìn)度，迅速推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，合理配置檔案信息資源，科學(xué)地管理檔案，從而有效地為社會服務(wù)。
　　眾所周知，檔案部門擁有大量的信息資源，而目前我國絕大部分允許開放的信息仍處于封閉狀態(tài)，從而導(dǎo)致蘊(yùn)藏在檔案中豐富的信息不能被有效、充分地挖掘和利用，檔案管理的信息性、資源性價值也就無法實現(xiàn)。通過信息技術(shù)轉(zhuǎn)變的檔案信息可以直接服務(wù)于各部門、各單位以及社會公眾，這樣才能有效地實現(xiàn)檔案信息的價值。
　　二、檔案管理的信息化進(jìn)程
　　
　　檔案管理的信息化有其自身的規(guī)律和特點，人們在處理時，應(yīng)審慎待之。在這過程中，須嚴(yán)守三條基本原則：歸檔雙軌制原則、文檔一體化原則和確保網(wǎng)絡(luò)安全的原則。
　　第一，辦公自動化系統(tǒng)包括檔案管理的信息化系統(tǒng)，涉及大量的國家機(jī)密，為防止國家機(jī)密被不法分子竊取，必須將它們與公共信息網(wǎng)實行物理隔離，采取徹底的防范措施，以確保辦公局域網(wǎng)、檔案信息和檔案管理信息的安全。在檔案管理信息化的過程中，加快建設(shè)檔案的目錄數(shù)據(jù)庫和必要全文數(shù)據(jù)庫是一個難點。提高檔案管理的現(xiàn)代化水平和方便利用者是檔案管理者進(jìn)行檔案管理的立足點和出發(fā)點，不能止步于有規(guī)可循、有目可查，而應(yīng)適應(yīng)信息化、管理現(xiàn)代化、提高利用效率的需要，確保快速、準(zhǔn)確、全面地查閱。首先，要努力建立科學(xué)的檢索機(jī)制，建立原有檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫，特別是機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫，以使手工檢索向計算機(jī)檢索轉(zhuǎn)變，方便利用檔案；其次，檔案管理者要積極將重要的、珍貴的、容易受損的、利用頻率高的紙質(zhì)或其他類型載體的檔案轉(zhuǎn)成電子文檔，利用計算機(jī)掃描、數(shù)碼照相等現(xiàn)代化手段，實現(xiàn)檔案的全文數(shù)字化轉(zhuǎn)化和保存。
　　第二，文檔一體化是檔案管理信息化的前提。隨著辦公自動化的發(fā)展，檔案管理中的文檔一體化被提上議事日程，在辦公自動化的過程中，應(yīng)把檔案管理現(xiàn)代化納入其中，做到全面細(xì)致地思忖，使檔案管理工作與其辦公自動化的發(fā)展保持一致的步調(diào)。
　　檔案部門應(yīng)將單位辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計提上日程，并且親自參與，做好參謀，根據(jù)實際情況對辦公自動化系統(tǒng)的規(guī)劃與建設(shè)提出合理建議；對那些有重要保存價值的電子文檔，為了防止意外情況的發(fā)生，應(yīng)做好紙質(zhì)文件的歸檔保存，各單位應(yīng)按其記錄信息的保存價值將在工作過程中形成的電子文檔進(jìn)行物理歸檔，將其轉(zhuǎn)化為電子檔案，并根據(jù)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行保管；在那些已經(jīng)實現(xiàn)自動化辦公的單位，為確保檔案的安全，均應(yīng)實行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙套制。
　　第三，從優(yōu)化并推廣應(yīng)用檔案管理軟件的角度出發(fā)，以可靠、先進(jìn)的應(yīng)用系統(tǒng)作為有力支持，促進(jìn)檔案管理信息化。
　　檔案信息的安全管理包括檢測、預(yù)防、抑制與恢復(fù)等幾個方面， 還要在檔案信息的具體應(yīng)用過程中防冒充、防篡改、防泄露、防抵賴。同時，為確保檔案信息的安全，要加強(qiáng)對與網(wǎng)絡(luò)無關(guān)檔案信息的安全管理、提高信息加密技術(shù)。采用多種技術(shù)手段和科學(xué)的管理方法做好新生成的電子檔案的管理，從而有效保護(hù)檔案信息。在檔案信息資源和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的開發(fā)利用工作中，要依靠先進(jìn)的技術(shù)手段、完善的規(guī)章制度、嚴(yán)格的管理措施使檔案信息安全保險體系得到完善，同時還要提高信息安全意識，避免發(fā)生失密、泄密的現(xiàn)象。檔案的信息化程度越高，越要注意檔案的信息安全和實體安全。嚴(yán)格審查檔案，利用合適的檔案。同時還要嚴(yán)格審查面向公眾的網(wǎng)上信息，確保信息的正確和健康。
　　
　　三、檔案管理信息化的人力資源
　　
　　人力資源是促進(jìn)經(jīng)濟(jì)、社會發(fā)展，科技進(jìn)步的最寶貴的資源之一。檔案管理信息化人力資源的開發(fā)，能夠為檔案管理信息化建設(shè)和持續(xù)發(fā)展提供可靠的保證。
　　第一，各級檔案管理部門要重點打造一支現(xiàn)代化知識型的檔案干部隊伍。堅持以馬列主義、毛澤東思想和鄧小平理論、“三個代表”重要思想為指導(dǎo)，堅持科學(xué)發(fā)展觀，使社會主義制度的優(yōu)勢得到充分發(fā)揮，從宏觀上對人力資源開發(fā)進(jìn)行管理，發(fā)揮市場對人才資源配置的基礎(chǔ)性作用，遵循人才的成長規(guī)律，在觀念和體制上不斷創(chuàng)新，培養(yǎng)實用型的一批人才。
　　第二，正確地看待人力資源開發(fā)的重要性，并且毫不猶豫地予以落實�；�于維護(hù)隊伍的穩(wěn)定性，應(yīng)在現(xiàn)有人員的基礎(chǔ)上拓寬視野，不拘一格降人才，正視現(xiàn)有人才與引進(jìn)人才的關(guān)系，為他們提供良好的工作環(huán)境和充足的工作經(jīng)費，同時要創(chuàng)造良好的競爭氛圍和機(jī)制，勇于探索新路徑來培養(yǎng)優(yōu)秀青年檔案管理信息化人才；創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)平臺培養(yǎng)檔案管理信息化人才。注重觀念的更新，樹立檔案是第一財富、人才是第一資源的意識；加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，尤其是加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和基本技能、計算機(jī)知識與技術(shù)和信息開發(fā)技術(shù)的培訓(xùn)。
　　第三，通過開發(fā)檔案管理信息化人力資源，培養(yǎng)一批加工與管理檔案數(shù)字化、開發(fā)與維護(hù)系統(tǒng)、使用與研究相關(guān)技術(shù)以及檔案信息化建設(shè)運營與管理等方面的新型人才。在新時期，探索新思路，以加快檔案管理信息化人才骨干隊伍的建設(shè)，打造檔案管理信息化建設(shè)的良性發(fā)展空間。
　　
　　【收稿日期】2010年9月8日
　　【作者簡介】鄒淑琴：通化市二道江區(qū)政府辦公室。王麗娜：通化市二道江區(qū)財政局。

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