人事檔案是以個(gè)人為立卷單位，按照一定的原則和方法加工整理過的個(gè)人全部材料。人事檔案是一個(gè)組織了解人、任用人的主要依據(jù)，只有將反映一個(gè)人的詳細(xì)經(jīng)歷和德才表現(xiàn)情況的全部材料集中起來，整理成專冊(cè)，才便于歷史地、全面地了解這個(gè)人，進(jìn)而正確地使用這個(gè)人。我們可以設(shè)想，例如把一個(gè)人不同時(shí)期或不同問題的材料分散保存在不同單位或者若干檔案全宗中，那么這個(gè)人的完整材料就會(huì)被割裂和肢解，一旦某個(gè)組織要了解這個(gè)人的全部情況時(shí)，就會(huì)像大海撈針，不僅工作量大，效率很低，而且會(huì)很難找全，甚至?xí)�漏掉重要的檔案材料，給人事工作帶來不便。上述做法，完全破壞了人事檔案的成套性，影響了對(duì)一個(gè)人的全部了解。
　　人事檔案是各級(jí)組織在了解人、使用人的過程中形成的，是經(jīng)過組織認(rèn)可的個(gè)人材料。眾所周知，人事工作的中心任務(wù)就是用人，任人唯賢，知人善任。為了達(dá)到“知人”的目的，組織上要經(jīng)常有目的地通過本人，或通過有關(guān)單位的有關(guān)人員采取各種形式了解該人的經(jīng)歷及德才表現(xiàn)情況等。比如，組織上定期或不定期地布置填寫履歷表、登記表、鑒定表、學(xué)習(xí)工作總結(jié)，思想?yún)R報(bào)以及對(duì)有關(guān)政治、經(jīng)濟(jì)、時(shí)事問題的專題報(bào)告等。再比如，組織上為了審查某人的政治歷史問題或所犯錯(cuò)誤問題，就要通過有關(guān)人員、有關(guān)單位和知情人了解情況，索要證明材料，再根據(jù)這些材料和有關(guān)政策，對(duì)其做出適當(dāng)?shù)膶彶榻Y(jié)論和處理決定。再者，組織上對(duì)個(gè)人的考察、考核，也形成了考察、考核材料。所有上述材料，均屬于人事檔案材料。研究這些材料，可以使我們認(rèn)識(shí)到人事檔案在產(chǎn)生來源方面的兩個(gè)重要特征：一是它是組織上在知人、任人過程中產(chǎn)生的，而非其他過程中產(chǎn)生的。二是它是經(jīng)過組織形成的，或者是由組織認(rèn)可的材料，不是由個(gè)人私自搞的材料，也不是有頭無尾或者手續(xù)不全的材料。
　　三是人事檔案是個(gè)人經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務(wù)能力等情況的真實(shí)記錄，是一個(gè)人本來面目的客觀反映。真實(shí)性是人事檔案的生命。人事檔案的真實(shí)性，具體表現(xiàn)在歸檔的材料必須真實(shí)可靠，實(shí)事求是，完全符合該人的實(shí)際情況。由于人事檔案是了解人、使用人的重要依據(jù)，要做到知人善任，選賢任能，用其所長，除了直接考察了解其現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)以外，還必須要了解該人的歷史情況，考察其過去有什么經(jīng)歷，有什么專長，做出過哪些貢獻(xiàn)，有過哪些失誤這些均要依靠人事檔案。
　　我們還應(yīng)當(dāng)看到，人事檔案材料不真實(shí)，不僅誤事，甚至害人。如果人事檔案里留下了誣蔑不實(shí)的材料，就等于給人留下了隱患�！拔幕�大革命”中，許多冤假錯(cuò)案就是由人事檔案中的誣蔑性記錄引起的，致使大批的干部和群眾蒙受不白之冤，有的含恨死去。黨的十一屆三中全會(huì)以后，各級(jí)黨組織撥亂反正，落實(shí)黨的政策，平反冤假錯(cuò)案，并在全國范圍內(nèi)清理了人事檔案中的誣蔑不實(shí)的材料，維護(hù)了人事檔案的真實(shí)性，從而調(diào)動(dòng)了廣大干部群眾的積極性。
　　四是人事檔案是手續(xù)完備、具有使用價(jià)值和保存價(jià)值的個(gè)人材料，在日常的人事檔案材料的收集鑒別工作中，經(jīng)常會(huì)遇到一個(gè)棘手的問題，即有些材料手續(xù)不全。例如，有的呈報(bào)表有呈報(bào)意見，無批準(zhǔn)機(jī)關(guān)意見。有的履歷表沒有組織審核簽署意見或沒有蓋章，有的政歷審查結(jié)論和處分決定沒有審批意見，等等。這樣的材料，從本質(zhì)上看，不具有或不完全具有人事檔案的可靠性，所以它不能作為了解人和使用人的依據(jù)，也就不具有人事檔案的價(jià)值。因此，這樣的個(gè)人材料不是人事檔案材料，或者說它還沒有完全轉(zhuǎn)化為人事檔案材料，有的只能作為備查的材料，有的可以作為反映工作承辦過程的材料存入機(jī)關(guān)文書檔案。如果有的材料確實(shí)已經(jīng)審批，由于經(jīng)辦人員責(zé)任心不強(qiáng)或不熟悉業(yè)務(wù)，而沒有簽署意見和蓋章的，可以補(bǔ)辦手續(xù)，這種補(bǔ)辦手續(xù)的過程就是完成向人事檔案轉(zhuǎn)化的過程。
　　對(duì)于那些已經(jīng)手續(xù)完備的個(gè)人材料是否一定是人事檔案呢？也不一定。上述僅僅能作為轉(zhuǎn)化為人事檔案的條件之一。是否能轉(zhuǎn)化為人事檔案，關(guān)鍵還要看這些材料是否具有使用價(jià)值和保存價(jià)值。人事檔案材料的一個(gè)基本要求就是精煉實(shí)用，要符合這個(gè)要求，就必須對(duì)材料的價(jià)值進(jìn)行認(rèn)真鑒別，必須去粗取精，將那些沒有保存價(jià)值及使用價(jià)值的個(gè)人材料剔出。例如，重份材料，無關(guān)的調(diào)查證明材料，或者同一問題一個(gè)人寫了多次證明的部分材料，本人多次寫的內(nèi)容相同的檢查交代材料等等，都屬于沒有使用價(jià)值和保存價(jià)值的材料。這些材料雖然也都是在了解人、使用人過程中形成的真實(shí)的個(gè)人材料，手續(xù)也是完備的，但沒有什么作用，歸入人事檔案，純屬一種浪費(fèi)。
　　五是人事檔案是各級(jí)各單位的人事部門集中統(tǒng)一保管的保密的個(gè)人材料。一般來說，人事檔案是組織上在考察了解和使用人的過程中產(chǎn)生和形成的，它記載著有關(guān)知情人為組織提供的情況，這些材料的內(nèi)容，只能由組織上掌握和使用。這些情況如果擴(kuò)散出去，就可能產(chǎn)生消極因素，不利于安定團(tuán)結(jié)，不利于黨的工作。另外，人事檔案是人事工作的工具，所以它必須按照人員管理范圍由人事部門分級(jí)集中，統(tǒng)一保管。這是人事檔案管理工作的基本原則，也是人事檔案區(qū)別于其他檔案的顯著標(biāo)志之一。任何個(gè)人不得保管人事檔案，人事檔案也不宜在業(yè)務(wù)部門、行政部門保管。

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