[摘 要] 本文以農(nóng)業(yè)科研院所檔案管理為研究視角，針對農(nóng)業(yè)科研院所檔案管理信息化建設(shè)展開分析討論，從農(nóng)科院所檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀出發(fā)，提出推進農(nóng)科院所檔案管理信息化建設(shè)的建議，以更好地發(fā)揮農(nóng)業(yè)科研檔案在技術(shù)研究和成果轉(zhuǎn)化中的促進作用。
　　[關(guān)鍵詞] 農(nóng)業(yè)科研院所；檔案管理；信息化
　　doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 09. 070
　　[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2019）09- 0157- 02
　　0 前 言
　　農(nóng)業(yè)科研院所是農(nóng)業(yè)技術(shù)研究與成果轉(zhuǎn)化的重要機構(gòu)，在實踐工作中會形成大量檔案信息，這些數(shù)據(jù)資料的高效管理對農(nóng)業(yè)技術(shù)水平的提升發(fā)揮關(guān)鍵作用。信息化時代的到來，為農(nóng)科院所檔案管理提供了全新的技術(shù)支持，所以如何加快農(nóng)科院所檔案管理信息化建設(shè)步伐，更好地為農(nóng)業(yè)發(fā)展服務(wù)，已經(jīng)成為做好檔案管理工作的關(guān)鍵。
　　1 檔案信息化建設(shè)概念
　　現(xiàn)階段，檔案信息化建設(shè)是指在檔案管理活動中，靈活應(yīng)用現(xiàn)有的信息技術(shù)提升檔案工作的現(xiàn)代化水平，如數(shù)據(jù)庫技術(shù)、大數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)掃描以及數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)等，結(jié)合實際情況重新對檔案管理的新原則、新情況以及新理論等進行思考，明確當前時代背景下的檔案管理與檔案服務(wù)的整體框架，促使檔案信息實現(xiàn)社會化服務(wù)，滿足時代發(fā)展的需求，實際上其實質(zhì)是利用信息技術(shù)進行管理、開發(fā)利用以及生成檔案的過程。
　　2 農(nóng)業(yè)科研院所檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀
　　在現(xiàn)代農(nóng)業(yè)發(fā)展中，農(nóng)科院所承擔(dān)著為農(nóng)業(yè)發(fā)展提供技術(shù)支撐的使命，而在農(nóng)科院所日常工作實踐中會生產(chǎn)大量文件資料，為了有效管理這些檔案資料，各單位都會成立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)檔案管理人員。在工作中，檔案資料需要經(jīng)過規(guī)范化整理與歸類，編制案卷目錄、卷內(nèi)目錄為檢索工具。近年來，信息化技術(shù)快速發(fā)展，部分單位開始將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案中，極大程度地提高了檔案管理效率，通過數(shù)字化方式對檔案實施管理，同時利用門戶網(wǎng)站以及OA系統(tǒng)等實現(xiàn)了對一部分檔案資料的共享。但是，也有一部分農(nóng)科單位受到經(jīng)費、人員等因素的限制，檔案信息化管理水平不高，信息化建設(shè)受到一定的制約。就目前發(fā)展實際情況來看，農(nóng)業(yè)科研單位的檔案管理信息化建設(shè)存在以下幾個方面的問題。
　　2.1 重視程度不足
　　一部分農(nóng)科院所受到人員編制等問題的制約，檔案管理人員往往身兼數(shù)職，除了少數(shù)專職檔案管理人員以外，那些兼職檔案管理人員不能將工作的重點與重心放在檔案管理工作上，導(dǎo)致檔案管理的重視程度不足，管理工作開展的不夠規(guī)范。一部分農(nóng)科院所雖然主觀上具備檔案管理信息化建設(shè)的意愿，但是在實施信息化建設(shè)的過程中目標不夠明確，思路不夠清晰，對信息化檔案管理帶來一定的制約。
　　2.2 管理不夠規(guī)范
　　現(xiàn)階段很多農(nóng)科單位檔案管理信息化建設(shè)依舊處于起步階段。在工作實踐中針對生成的電子文件雖然能夠很好地保存，但是所產(chǎn)生的電子文件在格式上不統(tǒng)一、兼容性匱乏，轉(zhuǎn)換的難度比較大，所以信息化檔案管理的效率不高。另外，長時間保存、備份電子檔案的載體缺位，導(dǎo)致實踐中往往消耗大量人力、物力、財力資源�；�于此，農(nóng)科院所檔案管理信息化建設(shè)的道路上，需要盡快制定信息化檔案管理的規(guī)范與標準，從而推動檔案管理信息化建設(shè)進程。
　　2.3 系統(tǒng)研發(fā)遭遇瓶頸
　　在農(nóng)科院所檔案信息化管理中，管理系統(tǒng)是基礎(chǔ)，一個單位如果自主研發(fā)一個檔案管理系統(tǒng)，需要消耗很大的精力與時間，而且現(xiàn)階段在農(nóng)科單位的檔案管理人員隊伍中既懂檔案管理專業(yè)知識又懂網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)、軟件技術(shù)的人才非常匱乏。如果選擇在軟件公司購買管理軟件，在經(jīng)費上又會捉襟見肘，而且采購而來的軟件是不是符合單位檔案管理的需求也有待商榷。所以，在農(nóng)科院所檔案管理信息化建設(shè)的過程中，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面也是亟待解決的關(guān)鍵問題，亟須經(jīng)濟適用、功能齊全、安全高效、操作方便的信息系統(tǒng)。
　　2.4 信息化檔案管理時效性有待提升
　　第一，客觀性有待提升。電子檔案容易更改，在更改之后不會留有痕跡，也容易復(fù)印，復(fù)制之后不容易分辨原件與復(fù)印件。基于此，電子檔案的客觀性與法律效力往往遭受質(zhì)疑，而且現(xiàn)階段國家并沒有針對電子文件可否作為證據(jù)做出明文規(guī)定。所以在需要電子檔案作為憑證的時候，往往需要借助紙質(zhì)檔案，這在客觀上要求信息化檔案管理必須要與紙質(zhì)檔案管理同步，無形當中增加農(nóng)科院所檔案管理的工作強度，也使檔案信息化管理的價值大打折扣。
　　第二，可用性有待提升�，F(xiàn)階段電子檔案需要通過光盤、硬盤等進行儲存。間隔一段時間，就需要將保存載體進行更換，并且光盤等載體往往會受到外界因素的干擾，如果出現(xiàn)問題，就會導(dǎo)致文件的丟失，“萬劫不復(fù)”，所以在農(nóng)科院所檔案管理信息化建設(shè)實踐中如何合理選擇保存電子文件的載體也是需要集中考慮的問題。
　　第三，安全性有待提升�；ヂ�(lián)網(wǎng)具備極強的開放性，這對于檔案信息化管理的安全性提出了更高的要求。在信息化建設(shè)實踐中，數(shù)字平臺建設(shè)是重要工作，而現(xiàn)階段農(nóng)科單位并沒有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)和計算機安全標準，這就使得農(nóng)科單位的電子檔案容易受到病毒、黑客的威脅。所以在未來的發(fā)展中，如何進一步提高信息化檔案管理的安全性也是需要集中考慮的問題。
　　3 農(nóng)業(yè)科研院所檔案管理信息化建設(shè)對策
　　3.1 理清思路，明確目標
　　第一，構(gòu)建科學(xué)的目標數(shù)據(jù)庫�，F(xiàn)階段我國大部分農(nóng)科單位檔案信息化建設(shè)都處于起步階段，在這一階段中主要應(yīng)該完成以下幾方面工作：首先要確定本單位的檔案隸屬信息化管理的范圍；其次，要制定電子檔案機讀的目錄標準；再次，要研發(fā)或者購進檢索軟件；最后，要建立健全目錄數(shù)據(jù)庫。
　　第二，循序漸進實現(xiàn)全文數(shù)字化。在這一階段中，需要完成以下幾個方面的工作：（1）將被納入信息化管理范疇的檔案資料實施高效的數(shù)字化轉(zhuǎn)換；（2）建立起針對文檔信息、圖片信息、多媒體信息等各類型檔案資料的歸檔標準；（3）建立健全綜合性的檔案數(shù)據(jù)庫；（4）深入研究互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中農(nóng)科檔案信息的使用方法，使用標準以及使用權(quán)限；（5）建立與完善檔案信息的網(wǎng)絡(luò)平臺[1]。

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