目錄 第一章公文概述 ....................................................................................................................... 2

　1、含義 ..................................................................................................................................... 2

　2、分類 ..................................................................................................................................... 2

　3、公文的行文關(guān)系 ................................................................................................................. 2

　第二章公文的種類 ................................................................................................................... 2

　第一節(jié)通告 ............................................................................................................................... 3

　第二節(jié)通知 ............................................................................................................................... 3

　第三節(jié)報告 ............................................................................................................................... 4

　第四節(jié)通報 ............................................................................................................................... 4

　第五節(jié)請示 ............................................................................................................................... 5

　第六節(jié)批復 ............................................................................................................................... 6

　第七節(jié)會議紀要 ....................................................................................................................... 6

　第八節(jié)函 ................................................................................................................................... 7

　第三章常用文書 ....................................................................................................................... 8

　第一節(jié)計劃類公文 ................................................................................................................... 8

　1、規(guī)劃 ............................................................................................................................. 8

　2、設想 ............................................................................................................................. 8

　3、計劃 ............................................................................................................................. 9

　4、要點 ............................................................................................................................. 9

　5、方案 ............................................................................................................................. 9

　6、安排 ........................................................................................................................... 10

　第二節(jié)總結(jié) ............................................................................................................................. 10

　第三節(jié)調(diào)查報告 ..................................................................................................................... 11

　第四節(jié)述職報告 ..................................................................................................................... 12

　第五節(jié)講話稿 ......................................................................................................................... 12

　第六節(jié)開幕詞 ......................................................................................................................... 14

　第七節(jié)閉幕詞 ......................................................................................................................... 14

　第八節(jié)簡報 ............................................................................................................................. 15

　第四章行文規(guī)則 ..................................................................................................................... 17

　第一節(jié)含義 ............................................................................................................................. 17

　第二節(jié)基本規(guī)則 ..................................................................................................................... 17

　第三節(jié)常見病例 ..................................................................................................................... 18

　1、公文標題中常見病例分析 ....................................................................................... 18

　2、公文寫作中常見的問題 ........................................................................................... 19

　公文寫作基礎知識講義 第一章公文概述 1 、含義 公文，即公務文書的簡稱，屬于應用文。公文有廣義和狹義之分。廣義的公文，是指黨政機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位為處理公務而形成的文字材料。狹義的公文，是指黨政機關(guān)處理公務時所使用的公文。

　2 、分類 公文按其行文方向，可分為上行文、下行文、平行文。上行文是指下級機關(guān)向上級機關(guān)報送的公文，如請示、報告等。下行文是指上級機關(guān)向所屬下級機關(guān)的行文，如決定、指示、公告、通知、通知、通報等。平行文指同級機關(guān)或不同隸屬機關(guān)之間的行文，如函等。通知、公文紀要有時也可作為平行文。

　公文按其時限要求，可分為特急公文、急辦公文、常規(guī)公文。公文內(nèi)容有時限要求，需迅速傳遞辦理的，稱緊急公文。緊急文件可分為特急和急件兩種，緊急公文應隨到隨辦，時限要求越高，傳遞、辦理的速度也就要求越快，但要“快中求準”。隨著社會的發(fā)展，對公文的時效要求越來越高，即使常規(guī)公文，也應隨到隨辦，以提高辦文效率。

　公文按其機密程度，可分為絕密公文、機密公文、秘密公文、普通公文。絕密、機密、秘密公文又稱保密文件，是指內(nèi)容涉及黨和國家的機密，需要控制知密范圍和知密對象的文件。文件的密級越高，傳達、閱辦、保管的要求也越嚴。

　3 、公文的行文關(guān)系 行文關(guān)系，是各級黨政機關(guān)、各個部門和單位之間的組織關(guān)系和業(yè)務關(guān)系在公文運行中的體現(xiàn)。機關(guān)部門、單位之間的相互關(guān)系，一般可分為同一系統(tǒng)上下級之間的相互隸屬關(guān)系，同一系統(tǒng)的平級機關(guān)之間以及同一機關(guān)各部門之間的平行關(guān)系，不同系統(tǒng)的機關(guān)、部門之間不相隸屬關(guān)系。行文關(guān)系是根據(jù)行文單位各處的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定的。

　建立正確的行文關(guān)系，遵守必要的行文規(guī)則，有助于機關(guān)、部門、單位維護正常的領導和管理，避免行文混亂，防止“公文旅行”，克服文牘主義，提高工作效率。一定的行文關(guān)系，規(guī)定和約束了公文按照一定的方向運行，通稱為行文方向。行文方向是行文關(guān)系的反映。行文方向分為上行文、平行文和下行文。在具體行文中，根據(jù)組織關(guān)系和工作需要，可以采取逐級、多級、越級、直達、直接等不同的行文方式。

　遵照以下規(guī)則：按照職權(quán)范圍行文、按隸屬關(guān)系行文、一般應當逐級行文等。

　行文其他注意事項：主送與抄送應準確得當；一般應一文一事；準確把握聯(lián)合行文規(guī)定、公布公文如不另行文，應在公布時注明。

　第二章公文的種類 公文的種類簡稱文種。根據(jù)國務院辦公廳 1999 年修訂發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》規(guī)定，公文種類主要包括：命令（令）、議案、決定、指示、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批復、函、會議紀要。

　公文作為傳達和貫徹黨和國家的方針政策、聯(lián)系和處理各級機關(guān)公務的工具，體現(xiàn)著組織的意志，表達著組織的主張，顯現(xiàn)著組織活動的行為目的。因此，公文的種類和體式取決于公文的性質(zhì)和公務活動的內(nèi)容與方式。不同的文種反映著公文不同的內(nèi)容與作用。各機關(guān)在擬制公文時，必須從實際需要出發(fā)，根據(jù)本機關(guān)的職權(quán)范圍、所處地位與發(fā)文目的，正確使用文種。在機關(guān)單位，除了應用公文之外，經(jīng)常用到的還有

　常用文書包括：計劃類、總結(jié)類、講話類和信息類等。

　第一節(jié)通告 （一）、通告的概念 通告適用于在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或者周知的事項。

�。ǘ�）、通告的特征 1、用于宣布一般性事項，有別于公告宣布重大事項。

　2、通告只在國內(nèi)一定范圍內(nèi)公布，有別于公告向國內(nèi)也向國外公布。

　3、通告可以由各級機關(guān)、人民團體、企業(yè)或事業(yè)單位發(fā)布，有別于公告只能由地位較高機關(guān)發(fā)布。

　4、通告不寫抬頭，無主送單位。

　（三）、通告的種類 周知類通告。主要是使受文者了解重要情況、重要消息。因此文中不提直接的執(zhí)行要求。

　執(zhí)行類通告。主要向受文者交待需要遵守、執(zhí)行的政策、措施以及其他行為規(guī)范，具有一定的強制力。

�。ㄋ模�、通告的寫作格式 通告由標題、正文、發(fā)文機關(guān)和日期等部分組成。

　標題由發(fā)文機關(guān)、事由、文種構(gòu)成。根據(jù)具體情況，也可使用發(fā)文機關(guān)加文種、事由加文種或只寫“通告”二字。

　正文由緣由和通告事項兩部分組成。緣由為發(fā)布通告的原因和根據(jù)，事項為須知和遵守的內(nèi)容。用“特通告如下”轉(zhuǎn)承連接。通告事項是面對大眾的，應簡潔明了，敘述清楚，通俗易懂，便于掌握。結(jié)尾部分可提出要求、希望，并用“特此通告”作結(jié)。有時也可不寫，形式比較靈活。

　署名和日期正文后簽署發(fā)布通告的機關(guān)名稱和日期。

　第二節(jié)通知 （一）、通知的概念 通知適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達要求下級機關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項；任免或聘用干部。通知大多屬下行公文。

�。ǘ�）、通知的種類 印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知。用于印發(fā)本級機關(guān)，批轉(zhuǎn)下級機關(guān)，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)、同級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文以及發(fā)布某些行政法規(guī)等。

　指示性通知。上級機關(guān)對下級機關(guān)某一項工作作出指示和安排，而根據(jù)公文內(nèi)容又不必用“命令”或“指示”時，可使用這類通知。

　知照性通知。用于告之各有關(guān)方面周知的事項等。這種通知發(fā)送對象廣泛，對下級、平級均可發(fā)送。

　事務性通知。用于上級機關(guān)對下級就某一具體事項布置工作，交待任務；同級機關(guān)及不相隸屬的單位之間就某一項具體工作的進行或某一具體問題的解決要求對方配合、協(xié)助辦理等。

　任免、聘用通知。用于任免或聘用國家機關(guān)工作人員職務等。

�。ㄈ�）、通知的寫作格式 通知的寫作形式多樣、方法靈活，不同類型的通知使用不同的寫作方法。

　1、印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知的寫法。標題由發(fā)文機關(guān)、被印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文標題和文種組成，也可省去發(fā)文機關(guān)名稱。正文須把握三點：對印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件提出意見，表明態(tài)度，如“同意”、“原則同意”、“要認真貫徹執(zhí)行”、“望遵照執(zhí)行”、“參照執(zhí)行”等；寫明所印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的目的和意義；提出希望和要求。最后寫明發(fā)文日期。

　2、批示性通知的寫法。標題由發(fā)文機關(guān)、事由和文種組成，也可省去發(fā)文機關(guān)名稱。正文由緣由、內(nèi)容包括要求等部分組成。緣由要簡潔明了，說理充分。內(nèi)容要具體明確、條理清楚、詳略得當，充分體現(xiàn)指示性通知的政策性、權(quán)威性、原則性。要求要切實可行，便于受文單位具體操作。

　3、知照性通知的寫法。這種通知使用廣泛，體式多樣，主要是根據(jù)通知的內(nèi)容，交代清楚知照事項。

　4、事務性通知的寫法。通常由發(fā)文緣由、具體任務、執(zhí)行要求等組成。會議通知也屬事務性通知的一種，但

　寫法又與一般事務性通知有所不同。會議通知的內(nèi)容一般應寫明召開會議的原因、目的、名稱，通知對象，會議的時間、地點，需準備的材料等。

　5、任免、聘用通知的寫法。一般只寫決定任免、聘用的機關(guān)、依據(jù)，以及任免、聘用人員的具體職務即可。

　第三節(jié)報告 （一）、報告的概念 報告適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出意見或者建議，答復上級機關(guān)的詢問。報告屬上行文，一般產(chǎn)生于事后和事情過程中。

�。ǘ�）、報告的種類 綜合性報告。是將全面工作或一個階段許多方面的工作綜合起來寫成的報告。它在內(nèi)容上具有綜合性、廣泛性，寫作難度較大，要求較高。

　專題性報告。是針對某項工作、某一問題、某一事件或某一活動寫成的報告，在內(nèi)容上具有專一性。回復報告。是根據(jù)上級機關(guān)或領導人的查詢、提問作出的報告。

　（三）、報告的寫作格式 1、綜合性報告的寫法 標題事由加文種，如《關(guān)于 2003 年上半年工作情況的報告》；報告單位、事由加文種，如《東北師范大學教務處關(guān)于 2003 年度工作情況的報告》。

　正文把握三點：（1）開頭，概括說明全文主旨，開門見山，起名立意。將一定時間內(nèi)各方面工作的總情況，如依據(jù)、目的，對整個工作的估計、評價等作概述，以點明主旨。（2）主體，內(nèi)容要豐富充實。作為正文的核心，將工作的主要情況、主要做法，取得的經(jīng)驗、效果等，分段加以表述，要以數(shù)據(jù)和材料說話，內(nèi)容力求既翔實又概括。（3）結(jié)尾，要具體切實。寫工作上存在的問題，提出下步工作具體意見。最后可寫“請審閱”或“特此報告”等語作結(jié)。

　2、專題報告的寫法 標題由事由、文種組成，如《關(guān)于招商工作有關(guān)政策的報告》。有的報告標題也可標明發(fā)文機關(guān)。標題要明顯反映報告專題事由，突出其專一性。

　正文可采用“三段式”結(jié)構(gòu)法。以反映情況為主的專題工作報告主要寫情況、存在的問題、今后的打算和意見；以總結(jié)經(jīng)驗為主的專題工作報告主要寫情況、經(jīng)驗，有的還可略寫不足之處和改進措施；因工作失誤向上級寫的檢查報告主要寫錯誤的事實、產(chǎn)生錯誤的主客觀原因、造成錯誤的責任、處理意見及改進措施等。結(jié)尾通常以“請審核”、“請審示”等語作結(jié)。

　3、回復報告的寫法 標題與前兩種報告大體相同 正文根據(jù)上級機關(guān)或領導的查詢、提問，有針對性作出報告，要突出專一性、時效性。

�。ㄋ模�、報告的寫作要求 1、寫綜合報告應注意抓住重點，突出主要矛盾和矛盾的主要方面。在此基礎上列出若干觀點，分層次闡述。說明觀點的材料要詳略得當，以觀點統(tǒng)領材料。

　2、專題報告，要一事一報，體現(xiàn)其專一性，切忌在同一專題報告中反映幾件各不相干的事項和問題。

　3、切忌將報告提出的建議或意見當作請示，要求上級指示或批準。

　第四節(jié)通報 （一）、通報的概念 通報適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或者情況。通報屬下行公文。

�。ǘ�）、通報的種類 表彰性通報。主要用來表彰先進，介紹單位或個人成功的經(jīng)驗、做法，以學習先進，見賢思齊，改進與推動工作。

　批評性通報。用來批評后進，糾正錯誤，打擊歪風，指出有關(guān)單位或個人存在的錯誤事實，提出解決辦法或處理意見。

　傳達性通報。用于傳達上級重要精神與重要情況；引起人們的警覺與注意，對當前的工作起指導作用。

�。ㄈ�）、通報的格式和寫作要求 通報由標題、主送單位、正文、發(fā)文機關(guān)和日期組成。

　1、標題由發(fā)文機關(guān)、事由、文種或事由、文種構(gòu)成。如《國務院關(guān)于一份國務院文件周轉(zhuǎn)情況的通報》、《關(guān)于人大建議、政協(xié)提案辦理情況的通報》等。

　2、正文 （1）表彰性通報和批評性通報一般分為三部分：（一）主要事實。表彰性通報要突出主要先進事跡，批評性通報要抓住主要錯誤事實；（二）分析指出事例的教育意義。表彰性通報，有在闡述先進事跡的基礎上，提煉出主要經(jīng)驗、意義和值得學習與發(fā)揚的精神。（三）決定要求。表彰性和批評性的通報，應寫明組織結(jié)論與予以表彰或處理的決定，同時提出對表彰或批評對象與讀者的希望、要求。

　（2）批評性通報要分析錯誤的性質(zhì)、危害，產(chǎn)生的根源和責任，指出應吸取的主要教訓等；為了防范和杜絕類似錯誤發(fā)生，批評性通報的結(jié)尾處，通常要有針對性地提出防范的措施或規(guī)定。傳達性通報一般不寫決定要求。（四）生效標識。在正文右下方標明發(fā)文機關(guān)名稱，加蓋印章，寫明發(fā)文日期。

　情況通報有兩種形式：一種只對有關(guān)事實作客觀敘述；另一種還對有關(guān)情況加以分析說明，有時還針對具體問題提出應采取何種對策的指導性意見。

　第五節(jié)請示 （一）、請示的概念 請示是下級機關(guān)向上級機關(guān)請示指示和批準的公文文種。請示主要用于：1.在實際工作中，遇到缺乏明確政策規(guī)定的情況需要處理；2.工作中遇到需要上級批準才能辦理的事情；3.超出本部門職權(quán)之外，涉及多個部門和地區(qū)的事情，請示上級予以指示。

　請示和報告既有相同之處，又有區(qū)別。相同之處是兩個都是寫給上級的上行文，公文里都有陳述意見，反映情況的內(nèi)容。區(qū)別是：第一，時間有別。請示跟報告相比，時間要求更緊迫。請示寫的情況是未解決的，屬于將來時，報告寫的情況是已做過的，屬于過去時；第二，內(nèi)容的側(cè)重點有別。請示著重于請示批準，報告著重于匯報工作；第三，要求有別，請示要求上級必須回復，報告則不必，只供上級參考。

　（二）、請示的寫法 請示按請示目的分，可分為批準性請示和呈轉(zhuǎn)性請示兩類。

　1、批準性請示內(nèi)容比較簡單、具體，往往是一些較為細小的實際事項的請求。請示被批準后，執(zhí)行機關(guān)范圍也比較小，常常就是請示單位自己。

　批準性請示一般由三部分組成：請示理由、請示內(nèi)容、請示結(jié)語。

　請示理由是文章的開頭部分，常是導語式的，要扼要地講明請示的背景和根據(jù)，及概括地寫出請示事項。復雜的一般寫成一段話，簡單的則就以一句話為之。請示理由之后，許多請示中都要緊接著寫上一句承上啟下的過渡語。它們的基本的格式是“現(xiàn)將„„報告如下”，隨之點上冒號。但有些極短小的請求也可不寫。

　請示內(nèi)容是請示的中心部分，要寫得具體，條理清楚，說服力強。請示內(nèi)容包括提出請示事項和闡述說明道理或事實兩項內(nèi)容。提出請示事項要詳細，闡述說明道理要充分，只有這樣才能使有關(guān)領導心中有數(shù)，易下決心。

　有些情況簡單，有條文和規(guī)定可依據(jù)，只是出于組織原則報給上級知道，請示批準的請示。請示內(nèi)容部分只需提出請示事項即可，不必闡釋道理。

　請示結(jié)語是請示的結(jié)尾部分，一般是另起一行空兩格書寫，請示結(jié)語語氣要謙恭。請示結(jié)語的通常寫法是：“特此請示，請審批”、“以上意見當否，請指示”、“特些請示，請批復”等。

　2、呈轉(zhuǎn)性請示，請示事項較為重大復雜，具有一定的普遍意義，不但需要上級批準，還需要上級轉(zhuǎn)發(fā)。

　呈轉(zhuǎn)性請示和呈轉(zhuǎn)性報告的區(qū)別主要有兩點：呈轉(zhuǎn)性請示不但要求上級批轉(zhuǎn)，而且一定要有復文。呈轉(zhuǎn)性報告雖也要求上級批轉(zhuǎn)，但不要求上級復文；呈轉(zhuǎn)性請示里要求批轉(zhuǎn)的意見往往是較具體的作法、措施；呈轉(zhuǎn)性報告里要求批轉(zhuǎn)的意見往往是較原則、較概括的政策性意見。批準性請示和呈轉(zhuǎn)性請示也有較大區(qū)別，不僅是要求目的上的區(qū)別，而且在執(zhí)行范圍上也有區(qū)別。批準性請示執(zhí)行范圍較窄，一般就是請示單位自己；呈轉(zhuǎn)性請示執(zhí)行范圍較寬泛，往往不僅是請示者的本單位，而且還要包括其他很多有關(guān)單位共同執(zhí)行。

　呈轉(zhuǎn)性請示一般由三部分組成：請示理由、請示內(nèi)容、請示結(jié)語。

　請示理由和批準性請示的寫法基本相同，只不過有時語氣較批準性請示更為莊重一些，由于這種請示批準轉(zhuǎn)發(fā)后帶有指導性，所以有時理由交待得要較詳細，以期更加引起領導重視。

　請示理由之后的過渡語和批準性請示相同。

　請示內(nèi)容，一般都是請示單位的設想和建議。因為比較復雜，提出請示事項和闡述說明道理兩條，缺一不可。闡釋道理時，可采取引用理論根據(jù)或擺明事實根據(jù)兩種寫法。呈轉(zhuǎn)性請示內(nèi)容部分在書寫時要更注意條理分明，較長者要分條分項來寫。

　請示結(jié)語，呈轉(zhuǎn)性請示結(jié)語也要另起一行空兩格書寫。寫法與批準性請示結(jié)尾略有不同，通常寫法是：“以上報告，如無不妥，請批轉(zhuǎn)各地貫徹執(zhí)行”、“以上意見，如屬可行，請批轉(zhuǎn)有關(guān)單位執(zhí)行”，或其他一些類似的說法。

　3、在寫請示時，應當注意以下一些事項：要堅持一文一事；請示事項必須明確、具體、可行；不要搞多頭請示（請示應主送直接主管機關(guān)或主管領導，其他確需了解請示事項的領導機關(guān)或領導人，采取抄報形式處理。如是受雙重領導的機關(guān)，也應根據(jù)請示內(nèi)容，擇要送一處領導機關(guān)，由主送機關(guān)答復請示的問題，對另一領導機關(guān)采取抄報形式）；一般不得越級請示，個別需要越級請示的，常采用兩種方式：一種是轉(zhuǎn)呈式，可以既避免越級，又明確主送機關(guān)；另一種是在越級請求的同時，把請示抄報被越過的主管部門；不要把請示寫成報告或請示報告；除領導直接交辦的事項外，請示不要直接送領導者個人，或既寫主送機關(guān)，又同時主送、抄送給主送機關(guān)領導人。一般情況下，也不得在上報請示的同時抄送平級和下級機關(guān)。

　第六節(jié)批復 （一）、批復的性質(zhì)和特點 批復是上級機關(guān)答復下級機關(guān)請示事項的答復性公文，具有權(quán)威性、針對性和指示性等特點：

　1、權(quán)威性。批復發(fā)自上級機關(guān)，代表著上級機關(guān)的權(quán)力和意志，對請示事項的單位有約束力，特別是那些關(guān)于重要事項或問題的批復，常常具有明顯的法規(guī)作用。2、針對性。凡是批復，必須是針對下級機關(guān)請示事項而發(fā)，內(nèi)容單純，針對性強。3、指示性。批復的目的是指導下級機關(guān)的工作，因此批復在表明態(tài)度以后，還應當概括地說明方針、政策以及執(zhí)行中的注意事項。

�。ǘ�）、批復的寫作 1、標題批復的標題有兩點需要特別強調(diào)：

�。�1）關(guān)于發(fā)文單位。批復的發(fā)文單位即行文主體，既不能不寫，也不能隨意略寫或簡化。

�。�2）關(guān)于事由。批復的事由大致有兩種寫法，一種是用表示關(guān)聯(lián)范圍的介詞“關(guān)于”加上請示或批復的事項來表述，如《國務院關(guān)于 1991—2000 年全國治沙工程規(guī)劃要點的批復》；另一種是在“關(guān)于”和請示或批復事項中間再插入一個表態(tài)動詞“同意”來表述，如《國務院關(guān)于同意開放×××航空口岸的批復》。

　2、正文批復的正文一般由三個部分組成：

�。�1）引語批復的開頭通常要引述來文作為批復的依據(jù)，引述的方法有四種：第一種是結(jié)合請示的日期引述，如“×年×月×日來文收悉”；第二種是結(jié)合來文的日期和文號引述，如“×年×月×日×號文收悉”；第三種是引來文日期和來文名稱，如“×年×月×日《關(guān)于„„的請示》收悉”，第四種是引述來文日期和請示事項，如“×年×月×日關(guān)于„„問題的請示收悉”。

�。�2）主文主文是批復的主體，這部分應針對下級機關(guān)請示的事項，表示同意與否的態(tài)度，有時還要闡述同意或不同意的理由。答復請示事項針對性要強，答復要明確具體，簡明扼要，表達要準確無誤。

�。�3）結(jié)尾是批復正文的最后部分，它的寫法有三種：第一種是提行寫“此復”或“特此批復”；第二種是寫希望和要求，給執(zhí)行請求事項的答復指明方向；第三種是禿尾，就是請示事項答復完畢就告結(jié)束，此種結(jié)尾方法使用的頻率越來越高。

　要寫好批復還應注意以下幾點：第一，有核實請示緣由的真實性，研究請示所注意所提意見或建議的可行性，有些情況應先作調(diào)查研究；第二，凡請示事項涉及其它部門或地區(qū)的問題，批復前都要與其協(xié)商，取得一致意見；第三，及時批復，以免貽誤工作。對不按行文的正常渠道辦理或一文多頭的請示，應予以糾正，以免誤事。

　第七節(jié)會議紀要 （一）、概念和特點 會議紀要是根據(jù)會議記錄和會議文件以及其他有關(guān)材料加工整理而成的，它是反映會議基本情況和精神的紀實性公文，是會議議定事項和重要精神，并要求有關(guān)單位執(zhí)行的一種文體。有的需要下發(fā)執(zhí)行的會議紀要，可以“通知”形式發(fā)出。

　會議紀要有以下幾個特點：

　1、綜合性。會議紀要是在對會議中各種材料、與會人員的發(fā)言以及會議簡報等等進行綜合分析和概括提煉基礎上形成的，它具有整理和提要的基本特點。

　2、指導性。這一特性包含兩層含義：一是會議本身的權(quán)威性；二是會議紀要集中反映了會議的主要精神和決定事項。因而紀要一經(jīng)下發(fā)，將對有關(guān)單位和人員產(chǎn)生約束力，起著類似于指示、決定或決議等指揮性公文的作用。會議紀要還可以作為與會同志向單位領導匯報、向群眾傳達的文字依據(jù)。

　3、備考性。一些會議紀要主要不是為了貫徹執(zhí)行，而是向上匯報或向下通報情況，必要時可作查閱之用。

�。ǘ�）、分類按照會議性質(zhì)來分，會議紀要大致有辦公會議紀要、專題會議紀要、聯(lián)席（協(xié)調(diào)）會議紀要、座談會議紀要等。

　辦公會議紀要是記述機關(guān)或企業(yè)、事業(yè)單位等對重要的、綜合性工作進行討論、研究、議決等事項的一種會議紀要。辦公會議紀要一般有例行型辦公會議紀要，即記述例行辦公會議情況及其議決事項的會議紀要，以及現(xiàn)場辦公會議紀要，即為解決某重大問題而召集有關(guān)方面和有關(guān)單位在現(xiàn)場研究、議決或協(xié)商的辦公會議紀要。

　專題會議紀要是專門記述座談會討論、研究的情況與成果的一種會議紀要。其主要特點是主題的集中性與觀點意見的分呈性相結(jié)合，既要歸納比較集中、統(tǒng)一的認識，又要將各種不同觀點和傾向性意見都歸納表達出來。

　（三）、寫法 會議紀要一般分兩大部分。開頭第一部分一般應寫明會議概況，包括會議進行的時間、地點、屆次、組織者、出席和列席人員名單、主持人、會議議程和進行情況以及對會議的總體評價等。第二部分是紀要的中心部分，反映會議的主要精神、討論意見和議決事項等。根據(jù)會議性質(zhì)、規(guī)模、議題等不同，大致可以有以下幾種寫法：

　1、集中概述法。這種寫法是把會議的基本情況，討論研究的主要問題，與會人員的認識、議定的有關(guān)事項（包括解決問題的措施、辦法和要求等），用概括敘述的方法，進行整體的闡述和說明。這種寫法多用于召開小型會議，而且討論的問題比較集中單一，意見比較統(tǒng)一，容易貫徹操作，寫的篇幅相對短小。如果會議的議題較多，可分條列述。

　2、分項敘述法。召開大中型會議或議題較多的會議，一般要采取分項敘述的辦法，即把會議的主要內(nèi)容分成幾個大的問題，然后另上標號或小標題，分項來寫。這種寫法側(cè)重于橫向分析闡述，內(nèi)容相對全面，問題也說得比較細，常常包括對目的、意義、現(xiàn)狀的分析，以及目標、任務、政策措施等的闡述。這種紀要一般用于需要基層全面領會、深入貫徹的會議。

　3、發(fā)言提要法。這種寫法是把會上具有典型性、代表性的發(fā)言加以整理，提煉出內(nèi)容要點和精神實質(zhì)，然后按照發(fā)言順序或不同內(nèi)容，分別加以闡述說明。這種寫法能比較如實地反映與會人員的意見。某些根據(jù)上級機關(guān)布置，需要了解與會人員不同意見的會議紀要，可采用這種寫法。

　第八節(jié)函 （一）、函的概念 函適用于不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復問題，向有關(guān)主管部門請求批準等。函的使用范圍廣泛，涉及各方面的公務聯(lián)系。

　（二）、函的種類 函可分為公函與便函兩種。

�。ㄈ�）、公函的寫作格式 公函包括標題、主送機關(guān)、正文、發(fā)文機關(guān)、日期等。

　標題一般由發(fā)文機關(guān)、事由、文種或事由、文種組成。一般發(fā)函為《關(guān)于**（事由）的函》；復函為《關(guān)于**（答復事項）的復函》。

　正文一般包括三層：簡要介紹背景情況；商洽、詢問、答復的事項和問題；希望和要求，如：“務希研究承復”，敬請大力支持為盼”等。

�。ㄋ模�、公函的寫作要求 1、要一函一事，切忌一函數(shù)事。

　2、要體現(xiàn)平等坦誠精神，文字懇切得體、簡潔樸實，用語謙和有禮切不可盛氣凌人。

　第三章常用文書 第一節(jié)計劃類公文 計劃類公文包括：規(guī)劃、設想、計劃、要點、方案、安排等。

　工作計劃是行政活動中使用范圍很廣的重要公文。機關(guān)、團體、企事業(yè)單位的各級機構(gòu)，對一定時期的工作預先作出安排和打算時，都要制定工作計劃，用到“工作計劃”這種公文。工作計劃實際上有許多不同種類，它們不僅有時間長短之分，而且有范圍大小之別。從計劃的具體分類來講，比較長遠、宏大的為“規(guī)劃”，比較切近、具體的為“安排”，比較繁雜、全面的為“方案”，比較簡明、概括的為“要點”，比較深入、細致的為“計劃”，比較粗略、雛形的為“設想”，無論如何都是計劃文種的范疇。不管其如何分類，計劃內(nèi)容的范圍都是“做什么”、“怎么做”和“做到何種程度”三大項。

　各種工作計劃特征和寫作特點：

　1 、規(guī)劃 規(guī)劃是計劃中最宏大的一種：從時間上說，一般都要在三五年以上；從范圍上說，大都是全局性工作或涉及面較廣的重要工作項目；從內(nèi)容和寫法上說，往往是粗線條的，比較概括，如《××省經(jīng)濟和社會發(fā)展十年規(guī)劃》，《××省工業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整規(guī)劃》等。規(guī)劃是為了對全局或長遠工作作出統(tǒng)籌部署，以便明確方向，激發(fā)干勁，鼓舞斗志；相對其它計劃類公文而言，規(guī)劃帶有方向性、戰(zhàn)略性、指導性，因而其內(nèi)容往往要更具有嚴肅性、科學性和可行性。這就要求寫作者必須首先進行深入的調(diào)查和周密的測算，在掌握大量可靠資料的基礎上，根據(jù)黨、國家和具體單位的發(fā)展方針確定發(fā)展遠景和總體目標，然后充分吸收有關(guān)意見，以科學的態(tài)度，反復經(jīng)過多種方案的比較、研究和選擇，確定各項指標和措施。

　規(guī)劃的具體寫法：規(guī)劃因具有嚴肅性，所以一般都是通過“指示性通知”來轉(zhuǎn)發(fā)的，其格式都是由“標題”和“正文”兩部分組成，一般不必再落款，也不用寫成文時間。規(guī)劃的標題是“四要素”寫法：單位名稱＋時間期限＋內(nèi)容范圍＋“規(guī)劃”二字。如《××省“八五”期間經(jīng)濟發(fā)展規(guī)劃》。規(guī)劃的正文一般都比較長，大致有以下幾方面內(nèi)容：（１）前言，即有關(guān)的背景材料，也就是制定規(guī)劃的起因和緣由。這是制定規(guī)劃的依據(jù)，因此不能簡單地羅列事實，而應把諸多有關(guān)情況以過認真地綜合、分析，找出其有得因素和不得因素。這樣才會使人相信下面所提的規(guī)劃目標言之有據(jù)，有可靠性。（２）指導方針和目標要求。這是規(guī)劃的綱領和原則，是在前言的基礎上提出的，因此既要寫得鼓舞人心，又要寫得堅定有力，要用精煉的語言，概要地闡述出來。（３）主要任務和政策、措施。這是規(guī)劃的主體和核心，是解決“做什么”和“怎樣做”的問題，因此任務要提得明確，措施要提得概括有力。這部分寫作通常有兩種結(jié)構(gòu)：對于全面規(guī)劃或任務項目較多的規(guī)劃，因其各項任務比較獨立，沒有多少共同的完成措施，一般采用以任務為主線的“并列式結(jié)構(gòu)”（措施都在各自的任務之后分別提出）；對于專題規(guī)劃或任務較單一的規(guī)劃，因其任務項目較少而其項目之間的聯(lián)系又較大，一般采用任務、措施分說的“分列式結(jié)構(gòu)”。（４）結(jié)尾，即遠景展望和號召。這部分要寫得簡短、有力、富有號召力。

　2 、設想 設想是計劃中最粗略的一種：在內(nèi)容上是初步的，多是不太成熟的想法；在寫法上是概括地、粗線條地勾勒。但時間不一定都是遠的，范圍也不一定都是宏大的。一般說來，時間長遠些的稱“設想”；范圍較廣泛的稱為“構(gòu)想”；時間不太長、范圍也不太大的則稱為“思路”或“打算”。設想是為制定某些規(guī)劃、計劃作出準備的，是一些初步想法。設想在嚴肅性、科學性和可行性方面的要求相對差一些，因為它是為正式的規(guī)劃或計劃作準備，不是給各級領導看的，就是交群眾討論的，不必也沒時間考慮得太周密，只要基本成形就可以，且在提出任務或目標時，往往還有一些簡短的論述語句。設想與規(guī)劃一樣，在內(nèi)容的寫法上都是比較原則和概括，不可能也沒有必要寫得太細、太具體。

　設想的具體寫法：設想因具有超前性，所以其寫作要求并不十分嚴格，其格式也不大一樣：如果是給領導看的，報給上級，就要嚴肅一些，隨報告報送，不必落款，也不必寫行文時間；如果是交給群眾討論的，或者不以通知或

　報告的形式轉(zhuǎn)發(fā)或上報，就要落款并寫明具體行文時間。設想的標題可以是“四要素”，也可以是“三要素”，或省略單位名稱，或省略時間期限，還可以是“兩要素”省略單位名稱和時間期限，如《關(guān)于機構(gòu)改革的初步設想》。設想的正文一般有兩種寫法。第一種是只講目標、要求的條項并列式寫法，適用于時間較長遠的“設想”或工作計劃的最初構(gòu)思或打算。第二種是也按規(guī)劃、計劃、方案或安排的格式結(jié)構(gòu)，只是內(nèi)容粗略一些的想法，適用于預備性計劃，即只是征求意見的“構(gòu)想”、“思路”或“打算”。

　3 、計劃 狹義的計劃是廣義工作計劃中最適中的一種。這個特點表現(xiàn)在，時間一般在一年、半年左右，范圍一般都是一個單位的工作或某一大項重要工作，內(nèi)容和寫法要比規(guī)劃具體、深入，要比設想正規(guī)、細致，要比方案簡明、集中，要比安排闊展、概要。

　計劃的具體寫法：計劃由于大多以一個單位的工作內(nèi)容范圍，只在單位內(nèi)要求執(zhí)行，所以一般不以文件形式下發(fā)，因而除標題和正文外，往往還要在題下或文后標明“×年×月×日制定”字樣，以示鄭重。計劃的標題也是“四要素”寫法，其中哪一個要素都不應省略。正文寫法，由于計劃是對一個單位的全面工作或某一項重要工作的具體要求，所以寫作是要比規(guī)劃和設想都要具體、詳細得多。一般包括以下幾方面內(nèi)容：（１）開頭，或闡述依據(jù)，或概述情況，或直述目的，要寫得簡明扼要；（２）主體，即計劃的核心內(nèi)容，闡述“做什么”（目標、任務）、“做到什么程度”（要求）和“怎樣做”（措施辦法）三項內(nèi)容，既要寫得全面周到，又要寫得有條不紊，具體明白。全面工作計劃一般采取“并列式結(jié)構(gòu)”（任務、措施分說）。（３）結(jié)尾，或突出重點，或強調(diào)有關(guān)事項，或提出簡短號召，當然也可不寫結(jié)尾。

　4 、要點 所謂要點，實際就是計劃的摘要，即經(jīng)過整理，把主要內(nèi)容摘出來的計劃。一般以文件下發(fā)的計劃都采用“要點”的形式。

　要點的具體寫法：要點大多是上級機關(guān)某一項重要或較大工作計劃的摘要，一般都要以文件形式下發(fā)，因而多用某個通知作“文件頭”，所以只要有標題和正文兩部分內(nèi)容就可以了，不必再落款，再寫成文時間；但也有些要點，由于涉及的工作重大，為鄭重起見，往往要在標題下標明發(fā)文機關(guān)名稱和制發(fā)具體時間。要點的標題可寫“四要素”，也可寫“三要素”，但“三要素”的寫法一般要在題下標明被省略的發(fā)文機關(guān)名稱。正文寫法，由于要點的內(nèi)容是摘錄計劃的主要之點，所以其正文都寫得比較概要，既不要兼顧到各個方面，也不必講具體做法，更不用講道理；沒有過渡段，段落也不長。在結(jié)構(gòu)方式上，大都是并列式，可分若干項目一貫到底，也可分幾大項，大項下分若干小項，其中的小項可在每一大項下單獨排列，也可全文排列。

　5 、方案 方案是計劃中內(nèi)容最為復雜的一種。由于一些具有某種職能的具體工作比較復雜，不作全面部署不足以說明問題，因而公文內(nèi)容構(gòu)成勢必要繁瑣一些，一般有指導思想、主要目標、工作重點、實施步驟、政策措施、具體要求等項目。

　方案的具體寫法：方案的內(nèi)容由于是上級對下級或涉及面比較大的工作，一般都用帶“文件頭”形式下發(fā)，所以不用落款，只有標題、成文時間和正文三部分內(nèi)容。方案的標題有兩種寫法：一個是“三要素”寫法，即由發(fā)文機關(guān)、計劃內(nèi)容和文種三部分組成，如《東北師范大學五年發(fā)展規(guī)劃總體方案》；一個是“兩要素”寫法，即省略發(fā)文機關(guān)，但這個發(fā)文機關(guān)必須在領頭的“批示性通知”（文件頭）的標題中體現(xiàn)出來，如《治理采掘工業(yè)危機，實現(xiàn)良性循環(huán)方案》。成文時間，為鄭重起見，方案的成文時間一般不省略，而且要注在標題下。方案的正文一般有兩種寫法：一是常規(guī)寫法，即按“指導方針”、“主要目標（重點）”、“實施步驟”、“政策措施”及“要求”幾個部分來寫，這個較固定的程序適合于一般常規(guī)性單項工作；二是變項寫法，即根據(jù)實際需要加項或減項的寫法，適合于特殊性的單項工作。但不管哪種寫法，“主要目標”、“實施步驟”、“政策措施”這三項必不可少的，實際寫作時的稱呼可以不同，如把“主要目標”稱為“目標和任務”或“目標和對策”等，把“政策措施”稱為“實施辦法”或“組織措施”等。在“主要目標”一項中，一般還要分總體目標和具體目標；“實施步驟”一般還要分基本步驟或階段和關(guān)鍵步驟，關(guān)鍵步驟里還有重點工作項目；“政策措施”的內(nèi)容里一般還要分“政策保證”、“組織保證”

　和“具體措施”等。

　6 、安排 安排是計劃中最為具體的一種格式：由于其工作比較確切、單一，不作具體安排就不能達到目的，所以其內(nèi)容要寫得詳細一些，這樣容易使人把握。

　安排的具體寫法：安排的內(nèi)容由于是涉及范圍較小或單位內(nèi)部的工作，所以一般有兩種發(fā)文形式：一種是上級對下級安排工作，盡管涉及面較小，也要用“文件頭”形式下發(fā)。“安排”的格式是“標題”和“正文”兩部分。另一種，如果是單位內(nèi)部的工作安排，也可直接下發(fā)文件，格式就由“標題”、“正文”、“落款及時間”三部分組成。但不管哪種形式，作為“安排”本身都不該有受文單位，如果必須有，則或者以“文件頭”形式下發(fā)，或者以“關(guān)于.....安排的通知”名義下發(fā)。安排的標題可是“三要素”寫法，也可是“兩要素”寫法（省略機關(guān)名稱）。安排的正文一般由“開頭”、“主體”和“結(jié)尾”三部分組成；也有的省略“結(jié)尾”，“主體”結(jié)束，正文即隨之結(jié)束。“開頭”同計劃的開頭差不多，或闡述依據(jù)，或概述簡明扼要。“主體”是正文的核心，一般包括任務、要求、步驟、措施四方面內(nèi)容。在結(jié)構(gòu)上可按這四方面內(nèi)容分項來寫；也可把任務和要求合在一起，把步驟和措施合在一起來寫；還可以先寫總?cè)蝿�，然后按時間先后順序一項一項地寫具體任務，每一項有每一項的要求及措施，要依據(jù)工作性質(zhì)及具體內(nèi)容來定。但不管怎樣結(jié)構(gòu)，其任務都要具體，其要求都要明確，其措施都要得當。

　方案和安排有共同之處，即寫作題材都是單項的工作，即只對一項工作作出部署和安排。這也正是方案、安排與規(guī)劃、設想、計劃、要點的根本不同。但二者在內(nèi)容范圍上也有個大小之分：方案的內(nèi)容范圍適合于上級對下級或涉及面比較大的工作，安排的內(nèi)容范圍則適合于單位內(nèi)部或涉及面較小的工作，如《××市關(guān)于計劃生育的工作安排》。方案和安排還有一種較為概要一點的寫法，以便于下級具體實施時靈活掌握，叫做“意見”：方案大多稱“實施意見”，如《××市“七五”期間社會主義精神文明建設的實施意見》；安排往往稱“安排意見”，如《××××系統(tǒng)關(guān)于開展增收節(jié)支活動的安排意見》。在此需要說明的是，有些機關(guān)把單位內(nèi)部或涉及面很窄的單項工作計劃也稱之為“方案”，這是不合適的，因為這些工作都比較切近、具體，也并不復雜，只要用“安排”就足夠了，如果較為原則，則可稱為“安排意見”。

　寫好計劃的方法寫好計劃可能是公文寫作中比較難的事。因為這不僅僅是個文字表達上的事，還是個涉及具體工作業(yè)務的組織和安排問題，需要有長遠眼光和領導魄力，這種寫作是一個人綜合能力的表現(xiàn)。但是在寫作上也有一些章法。首先，寫作者必須分清這個計劃的內(nèi)容屬于哪一類，適合用哪一個具體的計劃種類來表達，從而確定具體文種，即是規(guī)劃、設想、計劃、要點、方案、安排中的哪一種。然后，再根據(jù)具體內(nèi)容和文種寫作要求進行寫作。如果是時間較長、范圍較廣的計劃，就要用“規(guī)劃”。因為規(guī)劃不必也不能寫得太細，只要能起到明確方向，鼓舞人心，激發(fā)熱情的作用也就差不多了。當然這并不是說規(guī)劃就可以寫得不切實際；但規(guī)劃的切合實際問題的確只是個大致的切合。如果是初步的、不太成熟的計劃，就要用“設想”。因為設想是為計劃作準備的，也不必寫得很細，甚至不用寫得很好，只要能把大致的“思路”或想法寫出來也就夠了。但這也不是說設想就可以寫得沒條理，而只是說它更注重“想”，即要有突破和創(chuàng)新。如果計劃內(nèi)容是某一項工作，一般則用“方案”或“安排”，工作項目比較復雜者用“方案”，較簡單者為“安排”。因為方案和安排都必須寫得很細（或很全面，或很具體），否則工作就沒法開展。當然，若考慮到要給下級執(zhí)行中留有余地，這方案可變成“實施意見”，這安排也可變成“安排意見”。如果計劃內(nèi)容既不是單項工作，又不是很宏大的，這就該用真正的“計劃”了。因為狹義的計劃是廣義計劃中最適中的一種。當然，若只想把這計劃摘要加以公布，則可用“要點”來寫。

　計劃寫作注意事項不論哪種計劃，寫作中都必須注意掌握以下五條原則：第一，對上負責的原則。要堅決貫徹執(zhí)行黨和國家的有關(guān)方針、政策和上級的指示精神，反對本位主義。第二，切實可行的原則。要從實際情況出發(fā)定目標、定任務、定標準，既不要因循守舊，也不要盲目冒進。即使是做規(guī)劃和設想，也應當保證可行，能基本做到，其目標要明確，其措施要可行，其要求也是可以達到的。第三，集思廣益的原則。要深入調(diào)查研究，廣泛聽取群眾意見、博采眾長，反對主觀主義。第四，突出重點的原則。要分清輕重緩急，突出重點，以點帶面，不能眉毛胡子一把抓。第五，防患未然的原則。要預先想到實行中可能發(fā)行的偏差，可能出現(xiàn)的故障，有必要的防范措施或補充辦法。

　第二節(jié)總結(jié) 總結(jié)是單位或個人對過去一個時期內(nèi)的實踐活動作出系統(tǒng)的回顧歸納、分析評價，從中得出規(guī)律性認識用以指

　導今后工作的事務性文書。

　(一)總結(jié)的種類 從性質(zhì)、時間、形式等角度可劃分出不同類型的總結(jié)，從內(nèi)容分主要有綜合總結(jié)和專題總結(jié)兩種。綜合總結(jié)又稱全面總結(jié)，它是對某一時期各項工作的全面回顧和檢查，進而總結(jié)經(jīng)驗與教訓。專題總結(jié)是對某項工作或某方面問題進行專項的總結(jié)，尤以總結(jié)推廣成功經(jīng)驗為多見�？偨Y(jié)也有各種別稱，如自查性質(zhì)的評估及匯報、回顧、小結(jié)等都具總結(jié)的性質(zhì)。

　(二)總結(jié)的寫法 1、標題 文件式標題一般由單位名稱、時限、內(nèi)容、文種名稱構(gòu)成。例：《××局 19××年度擁軍擁屬工作總結(jié)》。

　文章式標題以單行標題概括主要內(nèi)容或基本觀點，不出現(xiàn)總結(jié)字樣，但對總結(jié)內(nèi)容有提示作用。例某高校的專題總結(jié)《我們是如何實行教學與科研相結(jié)合的》。

　雙行式標題即分別以文章式標題和文件式標題為正副標題，正標題揭示觀點或概括內(nèi)容，副標題點明單位、時限、性質(zhì)和總結(jié)種類。例：《知名教授上講臺 教書育人放異彩——××大學德育工作總結(jié)》。

　2、正文 前言一般介紹工作背景、基本概況等，也可交待總結(jié)主旨并作出基本評價。開頭力求簡潔，開宗明義。

　主體應包括主要工作內(nèi)容、成績及評價、經(jīng)驗和體會、問題或教訓等。這些內(nèi)容是總結(jié)的核心部分，可按縱式或橫式結(jié)構(gòu)形式撰寫。所謂縱式結(jié)構(gòu)，即按主體內(nèi)容縱向所做的工作、方法、成績、經(jīng)驗、教訓等逐層展開。所謂橫式結(jié)構(gòu)即按材料的邏輯關(guān)系將其分成若干部分，標序加題，逐一寫來。

　結(jié)尾作為結(jié)的結(jié)束語可以歸納呼應主題、指出努力方向、提出改進意見或表示決心信心等語作結(jié)，要求簡短精練。

　3、落款 一般在正文右下方署名署時。如是報刊雜志或簡報刊用的交流經(jīng)驗的專題總結(jié)，應在標題下方居中署名。

　第三節(jié)調(diào)查報告 （一）、概念與特點 調(diào)查報告是對某項工作、某個事件、某個問題，經(jīng)過深入細致的調(diào)查后，將調(diào)查中收集到的材料加以系統(tǒng)整理，分析研究，以書面形式向組織和領導匯報調(diào)查情況的一種文書。

　調(diào)查報告有以下幾個特點：

　1、寫實性。調(diào)查報告是在占有大量現(xiàn)實和歷史資料的基礎上，用敘述性的語言實事求是地反映某一客觀事物。充分了解實情和全面掌握真實可靠的素材是寫好調(diào)查報告的基礎。

　2、針對性。調(diào)查報告一般有比較明確的意向，相關(guān)的調(diào)查取證都是針對和圍...

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