[摘要]通過定義共享信息標(biāo)簽分級(jí)信息共享行為，可幫助協(xié)調(diào)現(xiàn)代組織內(nèi)及組織間多級(jí)權(quán)力和責(zé)任架構(gòu)問的信息活動(dòng)，避免不適當(dāng)信息轉(zhuǎn)移所帶來的負(fù)面效應(yīng)。以共享信息標(biāo)簽?zāi)Ｐ蜑榛�礎(chǔ)，分析組織內(nèi)信息共享行為，尤其是單向信息共享行為，研究信息共享行為的協(xié)調(diào)方法，提出將信息共享行為同計(jì)劃、實(shí)施和調(diào)查三類基本組織行為相結(jié)合的基本框架。
　　[關(guān)鍵詞]組織行為信息共享信息行為協(xié)調(diào)
　　[分類號(hào)]TP354
　　
　　信息包含有發(fā)送者意圖、判斷、所處情境等一系列隱含內(nèi)容，如果被人適當(dāng)?shù)慕邮詹⒓右越忉尵蜁?huì)產(chǎn)生負(fù)面效用，如誤解、泄密等。在組織中，信息活動(dòng)被不慎公開會(huì)導(dǎo)致組織行為意圖公開化并向周邊環(huán)境發(fā)送不適當(dāng)信息，從而產(chǎn)生負(fù)面效用。所以，必須協(xié)調(diào)組織內(nèi)的信息活動(dòng)，只向具有適當(dāng)權(quán)責(zé)的人發(fā)送適當(dāng)信息，同時(shí)在需要時(shí)隱藏信息收集活動(dòng)。
　　限定特定參與者是信息共享的常用手段，一般通過一套安全，匿名機(jī)制實(shí)現(xiàn)�，F(xiàn)有安全機(jī)制強(qiáng)調(diào)保護(hù)參與者隱私不會(huì)被外部攻擊非法獲取，這些機(jī)制著重于隱藏信息內(nèi)容而不是發(fā)送，接收信息的行為，因此仍然存在不當(dāng)信息轉(zhuǎn)移的可能�，F(xiàn)有匿名機(jī)制則通過隱藏發(fā)送／接收信息行為及信息內(nèi)容來保護(hù)隱私，但并不適用于組織內(nèi)信息共享，因?yàn)闊o法追蹤信息交換記錄，導(dǎo)致難以確定員工在不當(dāng)信息轉(zhuǎn)移中應(yīng)負(fù)的責(zé)任。
　　鑒于此，本文認(rèn)為組織成員可執(zhí)行的發(fā)送／接收信息動(dòng)作要視其在組織中的權(quán)責(zé)而定，筆者使用共享信息標(biāo)簽表示這種安全機(jī)制。
　　
　　1　共享信息標(biāo)簽
　　
　　使用共享信息標(biāo)簽的目的是為組織內(nèi)信息共享行為建模，其基本理念是：組織成員可執(zhí)行的發(fā)送，接收信息動(dòng)作要視其在組織中的權(quán)責(zé)而定。
　　依據(jù)主體執(zhí)行信息動(dòng)作的不同，共享信息標(biāo)簽可分為發(fā)送標(biāo)簽(簡記為s)和接收標(biāo)簽(簡記為r)，其中發(fā)送標(biāo)簽包含目標(biāo)源選擇標(biāo)簽和發(fā)送信息選擇標(biāo)簽，接受標(biāo)簽則包含接收源選擇標(biāo)簽和接收信息選擇標(biāo)簽：①目標(biāo)源選擇標(biāo)簽(簡記為s-destination)：選擇信息發(fā)送目的地，②發(fā)送信息選擇標(biāo)簽(簡記為s-info)：選擇發(fā)送什么信息；③接收源選擇標(biāo)簽(簡記為r-source)：選擇從哪個(gè)信息源接收信息；④接收信息原則標(biāo)簽(簡記為r-info)：選擇接收什么信息。
　　
　　這樣，組織成員的信息共享行為可用共享信息標(biāo)簽標(biāo)記如下：①第一級(jí)：不具備任何發(fā)送，接收標(biāo)簽，即沒有s.destination、s-info、r-sourcg、r-info標(biāo)簽，②第二級(jí)：具備r－info和s-info標(biāo)簽，但沒有r-source和s-destination標(biāo)簽，③第三級(jí)：具備r標(biāo)簽和s-info標(biāo)簽，或者具備s標(biāo)簽和r-info標(biāo)簽；④第四級(jí)：具備r標(biāo)簽和s標(biāo)簽，即有完全的發(fā)送／接收權(quán)力。
　　這是組織內(nèi)信息共享活動(dòng)的一個(gè)四級(jí)協(xié)調(diào)模型。具備第一級(jí)標(biāo)簽的成員只能從指定信息源接收給定信息，同時(shí)也只能向指定目標(biāo)發(fā)送特定信息。由于無法自己決定發(fā)送／接收什么信息，處于本級(jí)的組織成員不能自主的共享信息，因此第一級(jí)的信息共享行為基本上是被動(dòng)的，具體來說主要有兩種：①從具備更高級(jí)標(biāo)簽成員處接收信息并做出反饋；②接受／發(fā)送組織指定信息。這一級(jí)的信息活動(dòng)主要是組織內(nèi)的例程操作，如依據(jù)固定例程從上級(jí)接收命令，向上級(jí)提交報(bào)告等。
　　具備第二級(jí)標(biāo)簽的組織成員只能在同級(jí)成員之間共享信息，他們不具備r-soulce和s-destination標(biāo)簽，其信息交換的目的和來源都由組織指定。本級(jí)組織成員的工作有一定創(chuàng)造性，可以提出一些改進(jìn)組織工作效率的小建議，但更深入的改進(jìn)需要由具備更高權(quán)責(zé)的組織成員啟動(dòng)，因此第二級(jí)標(biāo)簽擁有者不允許同其它級(jí)別標(biāo)簽擁有者之間主動(dòng)共享信息，也就是說本級(jí)的信息共享行為在同級(jí)者之間是主動(dòng)共享，但在不同級(jí)者之間則是被動(dòng)共享。
　　第三級(jí)標(biāo)簽有兩種情況：對于具有r標(biāo)簽和s-info標(biāo)簽者，r標(biāo)簽允許其選擇信息源，即可從組織外收集信息，但由于缺乏s-destination標(biāo)簽，他們不能主動(dòng)開啟信息共享通道。具有s標(biāo)簽和r-info標(biāo)簽者無法收集外部信息，卻可向外部輸出組織內(nèi)信息。這兩類三級(jí)標(biāo)簽都缺乏同組織外的雙向交流通道，因此其持有者都不適于從事組織創(chuàng)新工作。
　　簡單講，一級(jí)標(biāo)簽持有者可比作“藍(lán)領(lǐng)”；二級(jí)標(biāo)簽持有者可比作“灰領(lǐng)”；三級(jí)標(biāo)簽持有者由于不能同時(shí)擁有s-des‘tination和r-source標(biāo)簽，無法展開創(chuàng)新活動(dòng)，因此比作“白領(lǐng)”并不合適，擁有完整信息共享權(quán)的第四級(jí)標(biāo)簽持有者才可比作“白領(lǐng)”。
　　令Pi(i=1、2、3、4)代表具有相應(yīng)共享信息標(biāo)簽等級(jí)的組織成員，表l簡單總結(jié)了共享信息標(biāo)簽?zāi)Ｐ汀?
　　因?yàn)榻M織創(chuàng)新主要是由P4的信息共享活動(dòng)支持，所以重點(diǎn)將討論組織中的主動(dòng)信息共享活動(dòng)，被動(dòng)信息共享行為主要是例程任務(wù)，故不做過多討論。如表2所示，組織中主動(dòng)信息共享活動(dòng)依據(jù)參與者是否全為P4可分為雙向主動(dòng)共享和單向主動(dòng)共享。
　　
　　
　　
　　
　　雙向主動(dòng)共享的參與者必須都具有P4標(biāo)簽，其地位是對等的。虛擬企業(yè)內(nèi)的協(xié)同工作或網(wǎng)絡(luò)社區(qū)等都是典型的雙向主動(dòng)信息共享，社區(qū)成員通過email共享信息，發(fā)送者和接受者共同決定將哪些信息共享，emKil會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)發(fā)給社區(qū)所有成員，所以同一社區(qū)的所有成員共享相同的信息，也就是說，成員之間的信息流是對稱且雙向的。
　　單向共享參與者的地位是不對等的，由具有P4標(biāo)簽的發(fā)送，接受者決定共享什么信息，這是一種非對稱的單向信息共享關(guān)系，反映了個(gè)體在組織中權(quán)利和責(zé)任上的差異。
　　P3的單向共享實(shí)質(zhì)上是由P4指定開啟的，因此下文將只討論P(yáng)4同P1、P2間單向信息共享行為的協(xié)調(diào)。
　　現(xiàn)代組織包含多個(gè)共享信息標(biāo)簽等級(jí)，其信息共享活動(dòng)的協(xié)調(diào)必須考慮各標(biāo)簽等級(jí)的差異以及不同標(biāo)簽等級(jí)間的關(guān)系。本文將以信息共享標(biāo)簽為基礎(chǔ)分析信息共享活動(dòng)協(xié)調(diào)方法。
　　
　　2　信息共享活動(dòng)
　　
　　依據(jù)組織內(nèi)成員主動(dòng)，被動(dòng)參與信息交流，組織內(nèi)信息共享行為可大體分為主動(dòng)共享和被動(dòng)共享兩類。被動(dòng)共享由組織而非個(gè)人指定共享什么信息。主動(dòng)共享則由個(gè)人而非組織決定共享什么信息，其決定建立在自身權(quán)責(zé)之上，是完全自主的。表2簡單總結(jié)了組織內(nèi)信息共享活動(dòng)類型。
　　
　　3　協(xié)調(diào)單向信息共享
　　
　　單向信息共享主要是P4同P1、P2共享信息，該共享行為可分解為兩個(gè)動(dòng)作：①P4向P1、P2發(fā)送信息；②P4從P1、P2處收集信息。這些動(dòng)作的主體是P4，Pl不具備自主發(fā)送，收集信息的共享信息標(biāo)簽，而P2只允許同其他P2成員交換信息，因此P1、P2只能發(fā)送P4需要的回應(yīng)信息。
　　為避免信息動(dòng)作的可見帶來負(fù)面效應(yīng)，P4的動(dòng)作需要分為隱藏和不隱藏兩類。隱藏信息動(dòng)作的關(guān)鍵是：讓P1或P2主體認(rèn)為自己處理的是數(shù)據(jù)而非信息，如圖1所示。
　　例如，某領(lǐng)導(dǎo)x就組織內(nèi)某問題給出了處理意見，如果這些意見被直接發(fā)送給下屬，那么該領(lǐng)導(dǎo)的信息動(dòng)作就會(huì)被下屬知道，這可能會(huì)造成負(fù)面效應(yīng)。為了隱藏信息動(dòng)作，x應(yīng) 該通過例程系統(tǒng)發(fā)送意見，這樣接收者不會(huì)知道是誰發(fā)送的信息，只會(huì)認(rèn)為是例程數(shù)據(jù)，于是該領(lǐng)導(dǎo)就向接受者隱藏了信息發(fā)送動(dòng)作。
　　與此類似，P4信息采集動(dòng)作的隱藏也必須通過某種方式，使得P1／P2無法得知提交的數(shù)據(jù)將被誰獲取。
　　與上述隱藏信息動(dòng)作不同，在P4不隱藏的信息動(dòng)作中，P1／P2處理的都是信息，因?yàn)樗麄兠鞔_知道接受／發(fā)送的數(shù)據(jù)來自哪里，將去哪里，所以和P4之間存在一個(gè)信息交流通道。當(dāng)無需擔(dān)心不適當(dāng)信息轉(zhuǎn)移造成負(fù)面效應(yīng)時(shí)，可以采用不隱藏信息動(dòng)作。
　　表3為四種基本單向信息共享行為，前兩種非常直觀，故只討論后兩種。
　　實(shí)現(xiàn)信息共享依賴于信息交流機(jī)制。現(xiàn)代組織的信息交流機(jī)制可以按照信息發(fā)送者，接收者關(guān)系(如果發(fā)送信息時(shí)接收者由發(fā)送者指定，那么兩者的關(guān)系就是同步的，否則就是異步的)以及是否存在中介協(xié)調(diào)管理信息流進(jìn)行簡單分類，表4為四種常用交流機(jī)制。
　　工作流通過協(xié)調(diào)及流程化組織活動(dòng)來提高組織運(yùn)作效率。由于按照預(yù)定工作流程管理信息流，因此其發(fā)送者／接收者關(guān)系是同步的，這一點(diǎn)和enlail相同。但是，工作流需要按照當(dāng)前活動(dòng)預(yù)定義待交換信息的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，同時(shí)還需要協(xié)調(diào)者預(yù)定義交換流程，這一點(diǎn)卻和email不同，email無需預(yù)先指定這些內(nèi)容，因此不需要協(xié)調(diào)者。
　　
　　
　　
　　有時(shí)候，從數(shù)據(jù)庫中讀取數(shù)據(jù)代表著接收信息，所以數(shù)據(jù)庫也是一種主要的信息交流機(jī)制。數(shù)據(jù)庫中信息的讀寫是異步發(fā)生的，它連接著信息過去的發(fā)送者和未來的接收者。信息庫也同樣如此，因此數(shù)據(jù)庫和信息庫中的發(fā)送者／接收者關(guān)系都是異步的。數(shù)據(jù)庫需要協(xié)調(diào)者以統(tǒng)一方式管理共享數(shù)據(jù)庫，而信息庫則不需要，因?yàn)橛脩舄?dú)自管理自己的本地信息庫，而且信息庫系統(tǒng)的邏輯共享同物理共享是分開的。
　　在組織被動(dòng)共享行為中，P1／P2信息交換的目的和來源都由組織異步指定，同時(shí)還需要協(xié)調(diào)者管理信息流，故其交流機(jī)制主要是數(shù)據(jù)庫。而在單向主動(dòng)信息共享中，信息發(fā)送者指定信息接收者，其交流機(jī)制必須是同步的，由于P4能自主開啟信息共享，所以也不需要協(xié)調(diào)者，那么email就是最佳信息交流機(jī)制，表5為組織單向主動(dòng)信息共享行為交流機(jī)制一覽。
　　Email的格式為email：，在非隱藏信息動(dòng)作中這對應(yīng)著信息：，email在P4和P1／P2之間建立起一個(gè)直達(dá)通道。
　　擴(kuò)展email不允許P4和P1／P2之間存在直達(dá)信息通道，因?yàn)檫@將無法隱藏P4的信息動(dòng)作，所以擴(kuò)展email機(jī)制會(huì)在信息通道中間設(shè)置一個(gè)中轉(zhuǎn)機(jī)制，從而向P1／P2隱藏P4的信息動(dòng)作，數(shù)據(jù)庫的異步性使得數(shù)據(jù)發(fā)送者對接收者是不可見的，因此擴(kuò)展email可以采用數(shù)據(jù)庫作為中轉(zhuǎn)機(jī)制，如圖2所示：
　　下面結(jié)合圖2舉例說明擴(kuò)展email機(jī)制如何隱藏信息動(dòng)作。假設(shè)某銀行懷疑其電話銀行服務(wù)系統(tǒng)存在設(shè)計(jì)缺陷，相關(guān)負(fù)責(zé)人為查清真相，需要了解電話服務(wù)系統(tǒng)真實(shí)且詳盡的運(yùn)作數(shù)據(jù)。如果負(fù)責(zé)人直接要求一線服務(wù)人員提供缺陷有關(guān)的特定運(yùn)作數(shù)據(jù)，其意圖就暴露了，也就是說負(fù)責(zé)人會(huì)無意中發(fā)送給一線員工一些不當(dāng)信息，這些信息很可能通過一線員工散布到銀行外，如果缺陷的確存在，那么就有可能被惡意利用。
　　為避免該負(fù)面效應(yīng)，負(fù)責(zé)人應(yīng)該向特定數(shù)據(jù)庫(該數(shù)據(jù)庫負(fù)責(zé)保存電話服務(wù)系統(tǒng)的定期檢查記錄)而不是一線員工發(fā)送email，然后接收數(shù)據(jù)庫發(fā)來的email完成信息采集，數(shù)據(jù)庫中相應(yīng)具體數(shù)據(jù)的檢索以及email的收發(fā)可由軟件代理完成。這樣一線員工在定期向該數(shù)據(jù)庫輸入電話服務(wù)系統(tǒng)運(yùn)作數(shù)據(jù)時(shí)只會(huì)將其視為例程任務(wù)，完全不會(huì)察覺負(fù)責(zé)人的意圖。如果定期例程檢查運(yùn)作數(shù)據(jù)不能滿足負(fù)責(zé)人要求，他還需要一些特定檢查數(shù)據(jù)，那么他要做的就是向銀行例程庫多發(fā)一封email，將其特定檢查要求作為意外例程加入一線員工的每日例程即可，從而避免了可能的不當(dāng)信息轉(zhuǎn)移。
　　
　　4　組織內(nèi)信息共享行為協(xié)調(diào)
　　
　　信息流將計(jì)劃、實(shí)施和調(diào)查(plan、execution、investigation)三類基本組織行為串聯(lián)起來。實(shí)施行為基本上是例程工作，具體的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和算法可以預(yù)先決定，與實(shí)施信息系統(tǒng)無關(guān)。調(diào)查行為是對實(shí)施行為結(jié)果的分析，不全是例程工作，其信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)可以預(yù)先決定，而算法卻不能，是與調(diào)查信息系統(tǒng)相關(guān)的。計(jì)劃行為卻基本上是非例程工作，而且同實(shí)施和調(diào)查行為不同，其輸入信息主要是組織外部信息而不是組織內(nèi)部信息，組織外部信息的獲取對計(jì)劃行為至關(guān)重要�，F(xiàn)代組織需要應(yīng)對外部環(huán)境的快速變化，伙伴組織之間往往存在大量信息共享行為，但不適當(dāng)?shù)墓蚕硇袨榭赡軒�來�?fù)面效應(yīng)，因此在向其他組織輸出信息前，協(xié)調(diào)組織內(nèi)部信息行為是非常必要的，而且這種協(xié)調(diào)對提高組織自身信息的流動(dòng)和利用效率也是很重要的。
　　單向主動(dòng)信息共享系統(tǒng)是協(xié)調(diào)組織信息共享行為的主要工具，P4、P1和P2分別對應(yīng)著計(jì)劃、實(shí)施和調(diào)查三類基本行為，該系統(tǒng)通過擴(kuò)展email機(jī)制實(shí)現(xiàn)信息共享動(dòng)作的隱藏，避免不當(dāng)信息轉(zhuǎn)移造成的負(fù)面效應(yīng)，圖3為單向信息共享系統(tǒng)基本架構(gòu)。
　　
　　5　結(jié)論
　　
　　組織活動(dòng)基本上是計(jì)劃、實(shí)施和調(diào)查行為的循環(huán)過程，其中會(huì)常常出現(xiàn)意外，因此計(jì)劃過程很有必要直接貼近實(shí)施和調(diào)查過程。在這一過程中存在大量信息共享活動(dòng)，如何有效協(xié)調(diào)這些活動(dòng)，避免不當(dāng)信息轉(zhuǎn)移帶來的負(fù)面效應(yīng)是一個(gè)重要問題。本文研究了組織中信息共享活動(dòng)的類型，重點(diǎn)分析了單向主動(dòng)信息共享行為，并提出了相應(yīng)的協(xié)調(diào)系統(tǒng)基本架構(gòu)。

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