近年來，南京市檢察院大力推動檔案信息化建設，將數字檔案室建設作為大數據時代檔案管理工作體系化、規(guī)范化、科學化的重要實現途徑。繼南京市檢察院及3家基層檢察院被評定為“江蘇省5A數字檔案室”后，2018年11月，南京市其余8家基層檢察院全部通過“江蘇省5A數字檔案室”創(chuàng)建評審。南京市檢察機關成為全省檢察機關第一個實現“江蘇省5A數字檔案室”全覆蓋的市級檢察機關。全市檢察機關實現了傳統(tǒng)管理模式向在線管理新模式的轉變。
　　一、頂層規(guī)劃，準確把握檔案信息化建設總目標
　　檢察機關檔案信息化建設必須圍繞為檢察中心工作服務這一主題開展。為適應檢察信息化快速發(fā)展的形勢要求，南京市檢察院充分發(fā)揮科技引領和頂層設計作用，立足實際、積極調研、創(chuàng)新實踐，加快數字檔案室建設進程，不斷提升檔案信息化水平。
　　南京市檢察院以建設全市檢察機關共享的集成式數字檔案室為目標，以創(chuàng)建數字檔案室為途徑，以江蘇省檔案管理系統(tǒng)為載體，積極推動5A數字檔案室的創(chuàng)建工作，利用3年時間，實現了5A數字檔案室全覆蓋。
　　一是將5A數字檔案室建設作為南京市檢察機關信息化建設規(guī)劃的重點項目。為提高基層檢察院爭創(chuàng)的積極性，經院領導批準，南京市檢察院專門設立“推進基層檢察院整體完成5A數字檔案室創(chuàng)建工作”項目組。分管副檢察長直接對創(chuàng)建工作項目方案作出批示。將數字檔案室創(chuàng)建工作納入年底績效考核中，作為對基層院工作考核的重要評分標準之一。
　　二是經費保障措施到位，確保檔案信息化設施、設備的經費投入。南京市檢察院將檔案信息化工作開支列入單位年度預算，及時撥付檔案信息化網絡維護、硬件購置、歷史檔案數字化等專項經費，充分保障檔案信息化建設工作的正常開展。同時還對區(qū)院檔案信息化設施的配備進行統(tǒng)一部署，對檔案信息化建設應購置的各項基礎設備，如服務器、高速掃描儀、打印機、備份設備、臺式電腦、存儲、網絡傳輸設備等的數量、規(guī)格、技術參數提出詳細的最低標準，由各區(qū)院申報，市院統(tǒng)一招標采購。
　　三是提供強大技術支撐，確保5A數字檔案室建設順利進行。各區(qū)院可采取兩種方式完成數字檔案室的創(chuàng)建工作：自行完成全部工作；自行完成主體工作，由外包服務公司輔助完成部分工作，如數字化、部分硬件設備配備、技術支持等。為保障兩種完成方式均能順利進行，由市院技術處指定參與統(tǒng)一業(yè)務應用系統(tǒng)在線歸檔模塊、江蘇省檔案管理系統(tǒng)研發(fā)工作的一名技術人員全程負責創(chuàng)建工作的技術支持，保障辦公OA、統(tǒng)一業(yè)務應用系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的順利對接，并隨時解決技術難題。
　　四是完善并落實檔案管理機制，確保檔案信息安全。在建立健全了數字檔案室各項管理制度的基礎上，又進一步制定和修訂了《電子檔案安全保管和備份制度》《電子文件歸檔與管理辦法》等規(guī)章制度，明確規(guī)定了嚴格的檔案管理網絡授權體系，各門類電子檔案的歸檔范圍、保管期限等。
　　二、齊心協力，助推檔案管理科學化信息化
　　為進一步推動檔案信息化發(fā)展，加快數字檔案室的建設進程，南京市檢察院于2016年成功創(chuàng)建全省檢察機關第一個5A數字檔案室后，采取一系列強有力的措施，在全市檢察系統(tǒng)開展了推進基層檢察院整體完成5A數字檔案室創(chuàng)建工作。
　　1.認真進行調研
　　為掌握基層檢察院的檔案管理工作和檔案信息化建設工作的整體狀況，南京市檢察院從年初開始，對基層檢察院逐一進行摸底和調研。對各區(qū)院檔案管理基礎工作現狀、硬件設備及軟件系統(tǒng)運行維護情況、室藏檔案數字化完成情況、辦公OA日常使用情況和網上辦文流轉情況、檢察業(yè)務應用系統(tǒng)使用情況及檔案人員、技術人員的信息化管理水平等進行了深度調研。為正式實施數字檔案室創(chuàng)建工作做好準備。
　　2.精心組織實施
　　一是以項目帶動創(chuàng)建。市院以發(fā)文形式明確對全市數字檔案室創(chuàng)建工作提出具體要求，并成立以辦公室負責人為組長，辦公室、技術處相關人員為成員的“南京市檢察機關推進基層院整體完成5A數字檔案室創(chuàng)建項目組”，負責具體計劃的落實和協調各方面工作，協助解決業(yè)務和技術問題，督促各項工作完成。二是擬定具體的實施方案，對創(chuàng)建任務進行逐一細化和分解，明確項目組成員的各項職責，定期召開項目組會議研究解決各爭創(chuàng)單位在項目推進過程中遇到的問題，對緊急情況隨時進行指導解決。三是各爭創(chuàng)單位項目組制訂創(chuàng)建工作方案，對照評估細則進行自評，分解任務，設定完成時間。建立每月項目進度自查制度，并形成文字記錄上報市院項目組，以便市院項目組及時掌握全市創(chuàng)建工作進度。四是開展創(chuàng)建工作實地指導，多次對2018年進行數字檔案室創(chuàng)建的9個區(qū)院進行階段性實地指導，在創(chuàng)建工作實施過程中的每個重要環(huán)節(jié)和關鍵階段均到區(qū)院進行實地指導，真正地為區(qū)院排憂解難。
　　三、集成管理，推動檔案信息化“三個體系”建設
　　幾年來，南京市檢察院將國家檔案局提出的“三個體系”建設作為檔案信息化工作的核心理念和頂層設計依據，大膽嘗試。
　　1.整合與檔案信息化有關的不同系統(tǒng)，實現技術集成
　　南京市檢察院辦公室與技術部門積極合作，通過檔案管理系統(tǒng)與辦公OA、統(tǒng)一業(yè)務應用系統(tǒng)的無縫對接，實現了全市檢察機關不同系統(tǒng)之間的互聯互通、數據共享以及整體保障體系的構建和完善。解決了不同系統(tǒng)中形成的電子檔案碎片化問題，確保不同管理平臺中檔案數據的一致性、安全性和可讀性，實現檔案信息資源的高度共享和集中有效利用。
　　一是不斷完善辦公OA的各項功能。配合南京市檢察院無紙化辦公的需要，制定了嚴格、實用的在線辦文流程，完善了在線審批、在線歸檔等功能，滿足辦文管理和檔案管理的需求，保持檔案數據的安全性、規(guī)范性、完整性和統(tǒng)一性。
　　二是積極參與高檢院統(tǒng)一業(yè)務應用系統(tǒng)在線歸檔模塊與檔案管理系統(tǒng)接口的研發(fā)與試點。按照江蘇省院的部署，南京以市院為主，7個基層院為輔，先后兩批參與了高檢院統(tǒng)一業(yè)務應用系統(tǒng)在線歸檔模塊試點工作。舉辦兩次全省檢察機關統(tǒng)一業(yè)務應用系統(tǒng)在線歸檔功能培訓班。市院技術人員、檔案人員兩次參與高檢院辦公廳檔案處召開的在線歸檔功能調研座談會，對在線歸檔功能模塊提出修改意見和建議。通過試點過程中的不斷摸索、研究，最終確定了最符合南京市檢察院實際情況的在線歸檔模式。在線歸檔采用三級審核的模式，即經過承辦人（書記員）制作電子卷宗、部門集中審核、檔案部門接收審核三個環(huán)節(jié)，對訴訟電子卷宗的質量進行審核，保證訴訟電子卷宗歸檔及時、質量合格，并保持與實體紙質檔案完全一致。實現了訴訟檔案的整理編目、數字化檔案上傳掛接、審核校驗、移交歸檔全部在統(tǒng)一業(yè)務應用系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)中完成的全流程在線模式。為高檢院及其他檢察院開展在線歸檔工作提供了完整的模板和良好的借鑒。2018年南京市檢察院利用統(tǒng)一業(yè)務應用系統(tǒng)在線歸檔案件1000余件，在線歸檔率達100%，在線歸檔工作開展成效顯著。同時也為統(tǒng)一業(yè)務應用系統(tǒng)在線歸檔功能的不斷完善提供有力的數據基礎。

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