摘 要：對(duì)于集團(tuán)企業(yè)的運(yùn)行和發(fā)展來說，檔案管理能夠讓管理層對(duì)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)情況有更好的了解，所以企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)就顯得尤為重要�；�于對(duì)集團(tuán)企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀以及問題的調(diào)查和了解，本文指出了基于知識(shí)管理的集團(tuán)化企業(yè)檔案信息化建設(shè)所需的條件和要求，并在此基礎(chǔ)上提出了檔案管理信息化建設(shè)的措施，深入保證檔案管理效率和效果。
　　關(guān)鍵詞：知識(shí)管理；檔案管理；信息化建設(shè)
　　知識(shí)管理是指在企業(yè)的運(yùn)行過程中建設(shè)科學(xué)有效的知識(shí)體系，通過對(duì)企業(yè)內(nèi)部和外部顯性知識(shí)與隱性知識(shí)的收集，將其融入已經(jīng)建成的知識(shí)體系中，讓這些知識(shí)能夠?yàn)槠髽I(yè)的運(yùn)行和發(fā)展帶來重要指引。
　　通常情況下，企業(yè)中的隱性知識(shí)數(shù)量更多，并且識(shí)別較為困難，所以當(dāng)前的很多企業(yè)對(duì)這一點(diǎn)的認(rèn)識(shí)存在不足，更無法通過知識(shí)體系進(jìn)行企業(yè)檔案管理。
　　集團(tuán)企業(yè)檔案管理中存在的問題
　　當(dāng)前，在集團(tuán)企業(yè)的檔案管理中，主要存在以下問題。
　　隨意性
　　在很多集團(tuán)企業(yè)中，無論是管理層還是檔案管理工作人員，都將檔案管理工作看作企業(yè)中的附屬工作，這會(huì)導(dǎo)致企業(yè)中的各類工作人員都會(huì)對(duì)檔案管理工作失去相應(yīng)的研究興趣，并且讓檔案管理工作人員也降低對(duì)該項(xiàng)工作的重視程度，最終讓檔案管理工作中充斥著隨意性，降低檔案管理整體效率[1]。
　　自主性
　　對(duì)于集團(tuán)企業(yè)來說，政府對(duì)企業(yè)的干預(yù)更少，并且當(dāng)前的法律體系中已經(jīng)規(guī)定集團(tuán)企業(yè)的檔案將獨(dú)立管理，這種現(xiàn)象導(dǎo)致集團(tuán)企業(yè)檔案管理的自主性很高，但是這也能夠?qū)е乱粋�(gè)問題，即高自主性帶來了更高的隨意性。
　　多元性
　　對(duì)于集團(tuán)企業(yè)來說，多元性的存在體現(xiàn)在兩個(gè)方面：
　　其一是載體的多元性。集團(tuán)企業(yè)的檔案載體包括紙質(zhì)載體、硬盤載體等多種形式，這種多元性顯然不利于檔案的有效管理。
　　其二，管理體系的多元性。對(duì)于檔案管理工作來說，需要具備科學(xué)合理的管理流程，但是很多集團(tuán)企業(yè)的檔案管理流程建設(shè)存在問題，并且體系混亂，這種多元性也會(huì)降低企業(yè)的檔案管理效率。
　　精簡(jiǎn)性
　　對(duì)于集團(tuán)企業(yè)的運(yùn)行過程來說，會(huì)降低對(duì)無法為企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)收益的部門的投入，所以很多集團(tuán)企業(yè)會(huì)極力降低企業(yè)中檔案管理部門的人員數(shù)量，并降低對(duì)該部門的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，最終形成了檔案管理工作的精簡(jiǎn)性效果。
　　基于知識(shí)管理的集團(tuán)化企業(yè)檔案信息化建設(shè)條件與要求
　　要應(yīng)用知識(shí)管理體系對(duì)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)過程進(jìn)行有效指導(dǎo)，其中一個(gè)重要的信息來源為企業(yè)檔案，通過對(duì)檔案的研究和分析，能夠讓企業(yè)對(duì)運(yùn)行情況有更好的了解。另外，對(duì)于基于知識(shí)管理的企業(yè)檔案信息化建設(shè)來說，需要結(jié)合知識(shí)管理中的知識(shí)共享要求來提高檔案管理的效率，并防止發(fā)生重復(fù)勞動(dòng)，基于以上兩點(diǎn)，可以確定檔案信息化建設(shè)條件和要求包括以下方面。
　　人才需求
　　當(dāng)前的集團(tuán)企業(yè)檔案管理工作中，形成這些現(xiàn)象的一個(gè)重要原因?yàn)槿瞬诺膬?chǔ)備量不足，或者工作人員素質(zhì)不能滿足檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)的要求。對(duì)于知識(shí)管理體系下的檔案信息化建設(shè)，除了要保證工作人員有基本的檔案管理素質(zhì)外，還需要能夠?qū)χ�識(shí)管理體系有深入的了解。所以，對(duì)于集團(tuán)企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)來說，企業(yè)需要采取合理的措施來提高人才素質(zhì)，讓其能夠更好地進(jìn)行檔案管理，并根據(jù)知識(shí)管理體系的要求進(jìn)行工作，從而促進(jìn)企業(yè)的檔案信息化建設(shè)。另外，對(duì)于企業(yè)檔案管理的人員來說，還需要具備檔案信息的挖掘能力，讓其能夠?yàn)槠髽I(yè)發(fā)展挖掘信息和知識(shí)。
　　硬軟件需求
　　對(duì)于集團(tuán)企業(yè)的硬軟件系統(tǒng)來說，涵蓋多種重要內(nèi)容，需要從兩個(gè)方面進(jìn)行分析。
　　硬件系統(tǒng)
　　信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要工作為對(duì)整個(gè)檔案管理工作進(jìn)行信息化建設(shè)，這就要求對(duì)檔案承載媒介進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定。對(duì)于信息化系統(tǒng)來說，承載媒介需要統(tǒng)一為存儲(chǔ)硬盤，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的統(tǒng)一管理。同時(shí)，硬件系統(tǒng)還包括各類檔案錄入設(shè)備，只有讓這些設(shè)施之間能夠得到有效的聯(lián)系，才能保證系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。
　　軟件系統(tǒng)
　　軟件系統(tǒng)包括兩個(gè)方面：一是在檔案管理中應(yīng)用的軟件系統(tǒng)，需要保證這些軟件運(yùn)行的穩(wěn)定性[2]；二是各項(xiàng)規(guī)章制度。通過合理規(guī)章制度的建設(shè)，能夠?qū)�工作人員的行為做出限制和指導(dǎo)，提升檔案管理工作的效率。
　　基于知識(shí)管理的集團(tuán)化企業(yè)檔案信息化建設(shè)措施
　　提升人才素質(zhì)
　　對(duì)于企業(yè)檔案信息化建設(shè)來說，一項(xiàng)重要的措施是提升人才素質(zhì)，而要達(dá)成這一目的，需要通過以下措施來實(shí)現(xiàn)。
　　嚴(yán)把人才招聘關(guān)
　　要保證檔案管理系統(tǒng)能夠與知識(shí)管理體系進(jìn)行深入融合，需要保證招聘到的專業(yè)人才對(duì)知識(shí)管理有很深的了解，能夠根據(jù)企業(yè)的發(fā)展情況建設(shè)相應(yīng)的知識(shí)管理體系。
　　資深員工培訓(xùn)
　　對(duì)于從事檔案管理的資深員工來說，由于其對(duì)企業(yè)的發(fā)展情況和運(yùn)營(yíng)理念有很深入的了解，所以需要讓這類員工人盡其才，向其導(dǎo)入相應(yīng)的知識(shí)管理理念，讓其能夠在檔案管理過程中充分應(yīng)用該理念來指導(dǎo)工作。
　　隱性知識(shí)轉(zhuǎn)化
　　企業(yè)員工和組織在工作中會(huì)產(chǎn)生和發(fā)現(xiàn)很多隱性知識(shí)，對(duì)這些知識(shí)進(jìn)行合理的應(yīng)用是知識(shí)管理的重要要求之一，隱性知識(shí)包括多種內(nèi)容，如靈感、經(jīng)驗(yàn)、見解等。對(duì)于企業(yè)檔案管理工作來說，需要讓工作人員在產(chǎn)生或發(fā)現(xiàn)隱性知識(shí)時(shí)及時(shí)記錄，使其成為顯性知識(shí)，由專業(yè)人員對(duì)這類知識(shí)進(jìn)行了解與研究，讓這類知識(shí)能夠促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的良好發(fā)展[3]。
　　加強(qiáng)硬軟件系統(tǒng)建設(shè)
　　通過上文可以發(fā)現(xiàn)，基于知識(shí)管理的硬軟件系統(tǒng)包括兩個(gè)方面，另外軟件方面也涉及兩個(gè)內(nèi)容，所以，對(duì)于檔案管理工作來說，這些軟硬件都需要被合理建設(shè)。對(duì)于硬件系統(tǒng)來說，企業(yè)需要保證各類檔案能夠被有效存儲(chǔ)到硬盤中。另外，由于要將隱性知識(shí)顯性化，需要向工作人員提供平板電腦以及筆記本，讓其能夠隨時(shí)記錄發(fā)現(xiàn)的各類隱性知識(shí)；對(duì)于軟件系統(tǒng)，需要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況來建設(shè)相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)。另外，還可以應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)以及物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案內(nèi)所涵蓋知識(shí)的深入發(fā)掘，從而發(fā)現(xiàn)檔案中存在的各類知識(shí)。集團(tuán)企業(yè)還可以建設(shè)專用的檔案管理平臺(tái)和數(shù)據(jù)分析平臺(tái)，以實(shí)現(xiàn)各類知識(shí)的高效發(fā)掘和分析，充分發(fā)揮檔案的用途，助力企業(yè)更好地發(fā)展。
　　轉(zhuǎn)變檔案管理思想
　　對(duì)于當(dāng)前大多數(shù)集團(tuán)企業(yè)來說，檔案管理還在沿用傳統(tǒng)的檔案管理思維，這種思維顯然與知識(shí)管理體系下的檔案管理工作或知識(shí)管理工作的要求不符，所以企業(yè)需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理思想。需要轉(zhuǎn)變的思想如下。
　　檔案管理的重要性
　　要達(dá)成這一要求，工作人員需要能夠深入發(fā)掘檔案中攜帶的信息，并將這些信息提交到管理層，當(dāng)管理層發(fā)現(xiàn)檔案信息的重要性時(shí)，能夠讓其意識(shí)到檔案管理的重要性，從而加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)力度。
　　與企業(yè)內(nèi)涵的融合
　　企業(yè)的內(nèi)涵包括企業(yè)文化和企業(yè)運(yùn)營(yíng)策略，當(dāng)檔案管理體系能夠與這兩方面有效地融合時(shí)，能夠主動(dòng)修正檔案管理流程，并讓工作人員主動(dòng)發(fā)掘各類隱性知識(shí)，提高檔案管理效率。
　　強(qiáng)化知識(shí)管理觀念
　　對(duì)于企業(yè)檔案管理工作來說，一個(gè)硬性要求是強(qiáng)化工作人員的知識(shí)管理觀念，從而讓其能夠在工作過程中主動(dòng)應(yīng)用知識(shí)管理理念，提高整個(gè)集團(tuán)企業(yè)的檔案管理效率。企業(yè)可以采用以下措施達(dá)成目的。
　　建設(shè)綜合學(xué)習(xí)的平臺(tái)
　　在該平臺(tái)中，不但要包括知識(shí)管理的各項(xiàng)理論知識(shí)，也要含有具體的知識(shí)管理案例，讓工作人員能夠更好地進(jìn)行學(xué)習(xí)。
　　建設(shè)知識(shí)共享渠道
　　對(duì)于檔案管理工作來說，需要各流程中的工作人員能夠加強(qiáng)交流，提升檔案管理效率。所以，企業(yè)需要按照運(yùn)行情況來建設(shè)相應(yīng)的知識(shí)共享渠道，讓工作人員能夠分享各類知識(shí)。
　　結(jié)語
　　綜上所述，當(dāng)前我國(guó)的集團(tuán)企業(yè)檔案管理中存在隨意性、精簡(jiǎn)性等各類問題，這些問題會(huì)降低檔案管理效率和效果。要想在知識(shí)管理的背景下進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，需要提高工作人員素質(zhì)、強(qiáng)化知識(shí)管理、轉(zhuǎn)變檔案管理思想和加強(qiáng)硬軟件建設(shè)，最終讓檔案管理系統(tǒng)更好地運(yùn)行。
　�。ㄗ髡邌挝唬鹤辖鸬V業(yè)集團(tuán)股份有限公司）
　　【參考文獻(xiàn)】
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　　[2]王麗慧. 論“企業(yè)檔案知識(shí)管理者”的角色意識(shí)與實(shí)現(xiàn)[D].湖北大學(xué)，2011.
　　[3]師迅東. 企業(yè)檔案信息化的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)研究[D].湘潭大學(xué)，2008.

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