人事檔案信息化是指在人事檔案管理中運(yùn)用信息技術(shù)提高檔案工作的現(xiàn)代化水平。隨著信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)的迅猛發(fā)展和信息網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用，改變了人們的時(shí)間和空間的概念以及思維方式，對(duì)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。加強(qiáng)信息化條件下的檔案管理工作，是適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的必然選擇，是加快檔案現(xiàn)代化管理的客觀要求，也是提高服務(wù)水平的唯一途徑。因此，人事檔案管理必須適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的要求，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，大力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。
　　一、信息技術(shù)對(duì)人事檔案管理的作用
　　提高工作效率。人事管理工作是十分復(fù)雜繁瑣的例行性事務(wù)工作，其中大部分都是基于經(jīng)驗(yàn)的重復(fù)勞動(dòng)，但又是人事管理中不可或缺的基本事務(wù)，需要占據(jù)人事管理人員的大量時(shí)間。人事檔案管理信息化可以極大地提高工作效率，使管理人員從日�，嵥榈氖聞�(wù)中解脫出來(lái)。
　　實(shí)現(xiàn)檔案信息共享。傳統(tǒng)的人事檔案管理大多應(yīng)用了EXCEL和一些相對(duì)比較簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)庫(kù)，有些雖然建立了具有一定應(yīng)用程序的管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)，但因各職能部門的信息在概念、范圍和內(nèi)涵上各不相同，導(dǎo)致檔案信息資源共享困難。人事管理信息化建設(shè)可以完整地記錄所有干部職工的人事信息，可以更清楚地理順人事管理工作的各項(xiàng)流程，使得人事信息、業(yè)績(jī)考核 薪酬管理等各項(xiàng)模塊有機(jī)地統(tǒng)一起來(lái)，從而保持?jǐn)?shù)據(jù)的一致性、完整性和實(shí)效性，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的高度共享。
　　促進(jìn)檔案信息資源利用最大化。傳統(tǒng)的人事檔案信息大都是以紙質(zhì)為載體的實(shí)物資源，不僅不便于攜帶，更不利于傳遞。實(shí)現(xiàn)人事管理信息化后，各種人事信息資源不再以實(shí)物的形式出現(xiàn)，而是以磁信號(hào)和數(shù)字信號(hào)的形式出現(xiàn)，這就極大地便利了傳輸和使用。而且應(yīng)用各種功能齊全的人事管理軟件，還可以對(duì)現(xiàn)有人事信息資源進(jìn)行分析整理，實(shí)現(xiàn)人事資源共享，為充分實(shí)現(xiàn)人事信息資源利用最大化提供可能。這樣，單位管理者能及時(shí)獲取更全面的檔案信息，得到更科學(xué)的依據(jù)，從而作出更合理的決策。
　　二、人事檔案信息化管理存在的主要問(wèn)題
　　發(fā)展水平不均衡。目前，由于受傳統(tǒng)觀念的彩響，大多數(shù)對(duì)人事檔案的作用和功能在認(rèn)識(shí)上還存在一定的偏差，對(duì)其作為一種社會(huì)資源開(kāi)發(fā)利用認(rèn)識(shí)不夠，這實(shí)際上也正是導(dǎo)致現(xiàn)代化技術(shù)運(yùn)用和在這一領(lǐng)域得不到足夠重視的主要原因。由于各單位對(duì)人事檔案信息化建設(shè)工作重視的程度不一樣，投入的財(cái)力、物力及人力就有很大差別，所以就存在著人事檔案信息化發(fā)展水平不均衡的問(wèn)題，使人事檔案在單位人事管理中無(wú)法發(fā)揮應(yīng)有的作用。
　　基礎(chǔ)設(shè)施不配套。大多數(shù)單位的人事檔案是由組織、人事部門分管，為此經(jīng)常沒(méi)有專用經(jīng)費(fèi)，即使有也很難做到專款專用。再加上檔案信息化需要以巨額資金投入為基礎(chǔ)，如果沒(méi)有資金作為啟動(dòng)檔案信息化的前提條件，一切都無(wú)從談起。這筆資金對(duì)于多數(shù)單位來(lái)說(shuō)負(fù)擔(dān)很重，由此造成檔案信息化所需的一些基礎(chǔ)設(shè)施不能配備齊全。然而軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施又是檔案信息化建設(shè)過(guò)程中不可缺少的基本條件和基礎(chǔ)，這就給檔案信息化建設(shè)增加了一定難度。
　　缺乏系統(tǒng)、完整的理論和業(yè)務(wù)指導(dǎo)體系。在現(xiàn)階段，因?yàn)槿耸聶n案信息化建設(shè)本身還處于探索與論證的階段，與真正的全面實(shí)施階段還有一定的距離，雖然檔案界與一些檔案事業(yè)機(jī)構(gòu)從各自的角度對(duì)檔案信息化的發(fā)展方向以及實(shí)施模塊提出一些方案，但由于我國(guó)在這一領(lǐng)域的研究只是在最近幾年才熱起來(lái)，因而多少顯得有點(diǎn)先天不足，適合中國(guó)國(guó)情的理論研究相對(duì)比較薄弱。同時(shí)，如何能讓傳統(tǒng)的檔案管理方法與信息化管理做到很好的銜接，就要求我們要有一套完整的業(yè)務(wù)規(guī)范指導(dǎo)體系，使從事人事檔案信息化建設(shè)的工作人員有一個(gè)政策上的支持與方式方法的指導(dǎo)，但這兩樣目前還都缺乏，這就阻礙了信息化建設(shè)的步伐。
　　檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)缺乏完整統(tǒng)一性。建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)是信息化的關(guān)鍵。目前，人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)還存在諸多問(wèn)題。一是數(shù)據(jù)庫(kù)的檔案信息量少，數(shù)據(jù)不完整，不準(zhǔn)確，質(zhì)量低下，影響了檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的查全率和查準(zhǔn)率。二是目前很多單位職稱評(píng)審是一個(gè)軟件，工資調(diào)整是一個(gè)軟件，人事檔案管理又是一個(gè)軟件，彼此不相兼容，數(shù)據(jù)庫(kù)通用性差，數(shù)據(jù)難以交換和共享，使信息化技術(shù)優(yōu)越性不能得到充分的顯示。三是檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程，但數(shù)據(jù)庫(kù)管理人員對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)沒(méi)有及時(shí)修改補(bǔ)充，造成數(shù)據(jù)不能反映現(xiàn)實(shí)情況等等。
　　三、推進(jìn)人事檔案管理信息化的措施
　　營(yíng)造檔案管理信息化的良好氛圍。為保障檔案信息化建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展，解決信息化建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題，應(yīng)該把檔案信息化建設(shè)列入政務(wù)信息化建設(shè)規(guī)劃中來(lái)，鼓勵(lì)管理人員科技創(chuàng)新，促進(jìn)檔案科技項(xiàng)目的實(shí)踐應(yīng)用人才培訓(xùn)機(jī)制的建立，也是保證人事檔案信息化建設(shè)不可缺少的條件。
　　研發(fā)適行的人事檔案管理軟件。沒(méi)有信息化的操作平臺(tái)，談?wù)摍n案信息化建設(shè)只是空想。因此對(duì)各類操作設(shè)備進(jìn)行升級(jí)換代，加快對(duì)軟件系統(tǒng)的升級(jí)更新，建立一套完整的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，是當(dāng)務(wù)之急。檔案信息化管理系統(tǒng)首先要符合人事檔案管理的實(shí)際需要，其次要具備代碼管理、格式管理、系統(tǒng)維護(hù)、數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)、信息維護(hù)、信息查詢、信息交換等功能。而在對(duì)干部人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)建設(shè)中，檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)是主要核心，它集合了組織部門管理工作所需的全部數(shù)據(jù)，不僅能夠重復(fù)使用，提高數(shù)據(jù)庫(kù)的利用率，而且能夠消除重復(fù)數(shù)據(jù)收集，共享人才信息資源，實(shí)現(xiàn)多功能深層次的信息化服務(wù)。因此，一套科學(xué)合理的人事檔案信息系統(tǒng)，要能實(shí)現(xiàn)實(shí)用性和科學(xué)性的統(tǒng)一、技術(shù)安全性和管理安全性的統(tǒng)一、通用性和專用性統(tǒng)一。只有這樣，才能全面提高數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量，增加人事檔案信息系統(tǒng)的可信度和利用率，加快檔案信息化建設(shè)步伐。
　　加強(qiáng)信息溝通，實(shí)現(xiàn)資源共享。干部人事檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，不僅僅是檔案管理部門的職責(zé)，其他有關(guān)部門也與之息息相關(guān)。要建立和完善干部人事檔案材料收集工作的協(xié)調(diào)機(jī)制，加強(qiáng)組織和人事等部門在干部檔案材料形成、收集上的溝通協(xié)調(diào)，保證干部檔案材料形成規(guī)范、收集齊全和歸檔及時(shí)。干部人事檔案信息資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用的核心任務(wù)是信息資源的建設(shè)，重點(diǎn)是人員信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建立。因此，應(yīng)該組織需求人事信息的相關(guān)部門，集中人力、物力和財(cái)力，同心協(xié)力地建設(shè)好這個(gè)信息數(shù)據(jù)庫(kù)，確保檔案信息數(shù)據(jù)的完整、全面、系統(tǒng)和準(zhǔn)確，實(shí)現(xiàn)資源的共享。
　　（作者單位：濰坊市濰城區(qū)檔案館）

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